Sluttoppgjør når en ansatt slutter
Samle sluttdato, opptjening, utlegg og avtalte forhold før siste oppgjør.
Siste lønn er ofte mer enn en vanlig månedslønn. Sluttdato, opptjente feriepenger, ferie som allerede er trukket, variable tillegg og utestående utlegg kan påvirke oppgjøret. Lag en samlet oversikt før den ansatte tas ut av de vanlige rutinene.
Fastslå hva som gjenstår
Kontroller arbeidsavtale, dokumentert fratredelse og datoene i arbeidsforholdet. Hent godkjente timer, avtalte tillegg og utlegg. Undersøk hvordan tidligere ferietrekk og ferieavvikling er håndtert. Ikke anta at «siste måned» automatisk gir fullt eller null lønnsgrunnlag.
| Del av oppgjøret | Underlag | Kontrollspørsmål |
|---|---|---|
| Ordinær lønn | Avtale og faktisk sluttdato | Hvilken periode skal dekkes? |
| Ferie og feriepenger | Opptjening, ferieavvikling og tidligere trekk | Gjenstår et beløp eller en korreksjon? |
| Utlegg og tillegg | Godkjente krav og avtalt frist | Er alt nødvendig grunnlag mottatt? |
Et tenkt kontrolltilfelle
En ansatt slutter 20. september. Oversikten viser 18 000 kroner i godkjent lønn for siste periode, 4 000 i utestående utlegg og 32 000 i opptjente feriepenger. Beløpene skal ikke bare summeres til én ubeskrevet bankbetaling. Hver del trenger riktig behandling, trekk og dokumentasjon. Eventuelt tidligere ferietrekk må undersøkes separat før endelig beløp fastsettes.
Arbeidstilsynet beskriver at opptjente feriepenger skal utbetales når arbeidsforholdet opphører, med reglene og praktiske avgrensningene i ferieloven. At den ansatte ikke har tatt all ferie, betyr ikke automatisk rett til en ekstra utbetaling for feriedager i tillegg til riktig lønns- og feriepengeoppgjør.
Lukk uten å miste dokumentasjon
Kontroller lønnsslipp, bankbetaling og rapportert sluttdato. Avklar hvem som følger opp eventuelle krav som kommer senere. Sluttoppgjør gir ikke generell adgang til å trekke kostnader for utstyr eller andre påståtte krav. Ved uenighet om lønn, ferie eller tilbakebetaling bør kvalifisert hjelp innhentes. Bevar nødvendige dokumenter, men fjern operative tilganger som den tidligere ansatte ikke lenger trenger.
Lag en særskilt oversikt over det som eventuelt må følges opp etter siste ordinære kjøring, for eksempel et godkjent utlegg som først dokumenteres senere. Den tidligere ansatte bør vite hvem som kontaktes. En senere betaling må fortsatt kunne kobles til riktig grunnlag og rapportering, selv om personen ikke lenger ligger i månedens aktive lønnsliste.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.