En ansatt har fått feil lønn
Kartlegg brutto, trekk og bankutbetaling og avklar korrigeringen med arbeidstakeren.
Når lønnen er feil, må årsaken undersøkes før du bare sender et nytt beløp. Skill feil i bruttogrunnlag, trekk, rapportering og bankutbetaling. Disse delene kan kreve forskjellige korrigeringer og påvirke den ansatte ulikt.
Rekonstruer det faktiske oppgjøret
Hent arbeidsavtale, godkjente timer eller tillegg, lønnsslipp og faktisk bankbetaling. Sammenlign med det oppgjøret som skulle vært gjennomført. Noter om feilen gjelder ett lønnselement eller en dobbel bankbetaling. Informer arbeidstakeren om hva som er kjent og hva som undersøkes.
| Feiltype | Første kontroll | Oppfølging |
|---|---|---|
| For lite lønn | Avtale og beregningsgrunnlag | Avklar etterbetaling og rapportering |
| For mye lønn | Grunnlag og faktisk mottatt beløp | Avklar tilbakebetaling uten automatisk trekk |
| Feil rapportering | Innsendt melding og tilbakemelding | Korriger etter riktig rapporteringsmetode |
Eksempel på en dobbel betaling
Lønnsslippen viser 28 000 kroner netto, men banken har sendt 28 000 to ganger. Den ansatte har fått 56 000, og det faktiske bankavviket er 28 000. Hvis lønnsgrunnlaget ellers er korrekt, må virksomheten undersøke bankfeilen og tilbakebetalingsgrunnlaget, i stedet for å legge inn en fiktiv lønnsendring bare for å få regnskapet til å stemme.
Arbeidsgiver kan ikke uten videre trekke feilutbetalingen fra neste lønn. Arbeidstilsynet beskriver krav til konkret grunnlag og avtale om trekk. Ved uenighet om tilbakebetalingsplikt kan juridisk hjelp være nødvendig.
Kontroller alle berørte deler
En korrigering kan berøre skatt, arbeidsgiveravgift, feriepenger, pensjon og tidligere rapportering. Følg Skatteetatens metode for den konkrete feilen og bevar koblingen til originalen. Etterpå kontrolleres ny lønnsslipp, bank og tilbakemelding. Noter årsaken og forbedre det kontrollpunktet som sviktet. En total saldo på null er ikke nok dersom den ansattes inntektsopplysninger fortsatt er feil eller tilbakebetalingen ikke er avklart.
Begrens hvem som ser feilen og dokumentene. En lønnsretting trenger riktig informasjon, men bør ikke ligge i en åpen avvikslogg for hele virksomheten. Den som følger banken kan få nødvendig betalingsgrunnlag uten hele personalsaken. Etter korrigering bør både arbeidstakerens forklaring og virksomhetens dokumentasjon vise hvilke beløp og perioder som faktisk er rettet.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.