Ansatte arbeider på flere steder
Kartlegg faktisk arbeidssted og relevante rapporterings- og avgiftsforhold.
Ansatte som arbeider på flere steder, kan ha opplysninger som ikke passer med én gammel registrering. Kartlegg faktisk arbeidssted, arbeidsgiverenhet og tidsrom før rapportering eller avgiftsbehandling endres. Reiser, hjemmekontor og fast tilknytning er ikke automatisk samme situasjon.
Beskriv arbeidsmåten presist
Finn hvor den ansatte normalt er knyttet til virksomheten, hvilke andre steder arbeidet utføres og hvor lenge. Kontroller underenheter i Enhetsregisteret og opplysningene i arbeidsforholdet. Ved grensekryssende arbeid kan skatte- og trygdeforhold kreve særskilt vurdering. En prosentvis fordeling av timer er ikke alene en full vurdering av arbeidsgiveravgift.
| Situasjon | Opplysning å samle | Avklaring |
|---|---|---|
| Fast arbeid på flere avdelinger | Tilknytning og organisasjonsnummer | Riktig arbeidsforholdsregistrering |
| Midlertidig prosjekt | Sted, varighet og oppdrag | Relevante regler for faktisk arbeid |
| Arbeid fra utlandet | Land, dager og avtale | Særskilt skatte- og trygdevurdering |
Eksempel på en gammel registrering
En ansatt er registrert ved avdeling A, men flyttes til avdeling B fra 1. august. Personen hjelper fortsatt til ved A noen dager. Lønnsansvarlig må undersøke den reelle tilknytningen og hvordan endringen skal rapporteres, fremfor å opprette to fulle arbeidsforhold automatisk. En dobbel registrering kan gi misvisende opplysninger selv om samlet lønn er korrekt.
Hvis de to avdelingene ligger i ulike områder, må riktig arbeidsgiveravgiftsbehandling undersøkes etter gjeldende regler og de konkrete forholdene. Eksemplet fastsetter ingen sone eller sats. Registrert adresse alene gir ikke alle svar om arbeid utført andre steder.
Hvis virksomheten faktisk åpner et nytt fast arbeidssted, bør dere også undersøke registrering og oppfølging av riktig underenhet. Det er et annet kontrollpunkt enn å fordele én ansatts arbeid mellom eksisterende avdelinger.
Dokumenter og kontroller etter endring
Bevar grunnlaget for vurderingen, meld relevante endringer og kontroller offentlig tilbakemelding. Avklar hvem som melder flytting til lønnsansvarlig og pensjonsleverandør der det er nødvendig. Denne artikkelen gir en struktur for innsamling av opplysninger; den avgjør ikke alle regler om ambulerende virksomhet, utenlandsarbeid eller avgift. Ved tvil bør kvalifisert hjelp innhentes før fast praksis etableres.
Gi den som godkjenner nye arbeidssteder en rutine for å varsle lønnsansvarlig før endringen gjennomføres. Et prosjekt kan være kjent for driftsledelsen uten at økonomi har fått opplysningene. Noter særlig tidsrom og arbeidsgiverenhet. Da kan nødvendige vurderinger skje på forhånd, fremfor at en uklar bank- eller lønnsoversikt må rekonstrueres lenge etter oppdraget.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.