Timeliste avviker fra lønnsgrunnlaget
Finn endringer, godkjenninger og perioder før lønnen sendes.
En godkjent timeliste kan likevel avvike fra lønnsgrunnlaget. Endringer etter eksport, ulike perioder eller feil lønnsart kan forklare forskjellen. Sammenlign timer og kategori før du godkjenner beløpet. En riktig totalsum timer er ikke tilstrekkelig hvis fordelingen er feil.
Følg én versjon gjennom oppgjøret
Noter periodens start og slutt, hvem som godkjente timene og hvilken versjon som ble brukt. Skill ordinære timer, merarbeid, overtid og fravær. Fakturerbare timer til kunden er en annen størrelse enn arbeidstid som skal vurderes i lønn. Ikke bruk kundens godkjente prosjektliste som eneste bevis på den ansattes arbeidstid.
| Avvik | Hva du kontrollerer | Mulig forklaring |
|---|---|---|
| Flere timer i timelisten | Dato og siste godkjenning | Etterregistrering etter lønnsgrunnlaget |
| Lik sum, ulik kategori | Lønnsarter og arbeidstid | Tillegg flyttet til ordinære timer |
| Samme timer i to perioder | Eksport og periodedatoer | Dobbelt overført grunnlag |
Eksempel med en etterregistrering
Timelisten ble godkjent med 72 timer fredag. Mandag registreres fire ekstra timer fra torsdag, men lønnsgrunnlaget har allerede brukt 72. Den riktige kontrollen er å finne om endringen er korrekt og godkjent, og hvordan den skal tas med. Å bare legge fire timer i neste måned uten merknad kan gjøre periodene vanskelige å etterprøve.
En annen ansatt har 76 timer både i timeliste og lønn, men timelisten viser seks timer som trenger vurdering av tillegg. Hvis alle 76 er ført som ordinære, er summen lik uten at oppgjøret nødvendigvis er riktig. Avtale og gjeldende regler må avgjøre behandlingen.
Dokumenter avklaringen
Bevar endringsgrunnlag og godkjenning sammen med oppgjøret. Den ansatte bør få en forståelig forklaring på en eventuell korreksjon. Avklar hvem som kan endre timer etter låst grunnlag og hvordan lønn varsles. Denne metoden finner informasjonsbrudd; den fastslår ikke alene rett til overtidsbetaling eller hvilken lønnsart som gjelder i alle arbeidsforhold.
Legg en synlig merknad til endringer som ikke kan tas med i den planlagte kjøringen, og avklar videre oppgjør med riktig ansvarlig. Merknaden bør vise originalperiode, godkjenning og begrunnelse. Det hindrer at samme etterregistrering blir glemt eller tatt med to ganger når et nytt lønnsgrunnlag senere bygges fra timelisten.
Kilder og avgrensning
Eksemplet er tenkt og brukes til å vise kontrollmetoden. Vurder konkrete avtaler og plikter for din virksomhet; dette er generell informasjon.