Følg lønnstilskuddet uten å redusere den ansattes lønn

En liten arbeidsgiver kan ha en avtale med Nav om midlertidig lønnstilskudd. Støtten gjelder arbeidsgiveren. Den ansatte skal arbeide på ordinære lønns- og arbeidsvilkår etter avtalen.

Eieren må derfor holde lønn til arbeidstakeren atskilt fra kravet om tilskudd. En forventet refusjon gir ikke i seg selv grunnlag for å redusere utbetalt lønn eller vente med arbeidsgiverens plikter.

Lønn går ut før støtten kommer

Et lite foretak har en dokumentert tilskuddsavtale for en ansatt. I én måned utbetaler arbeidsgiveren ordinær lønn etter arbeidsavtalen. Tilskuddet blir gjort opp senere, etter at grunnlaget er godkjent.

For likviditeten er de to datoene viktige. Eieren må kunne finansiere lønnen selv om tilskuddet ikke har kommet. For regnskapsgrunnlaget trengs avtalestatus og korrekt periode, ikke bare en forventet støtteprosent fra et tidligere tilfelle.

Navs informasjon for arbeidsgivere beskriver avtale og oppfølging. Guiden gir ingen garanti for støtte, fast sats eller bestemt utbetalingstid.

Avklar før tiltaket starter

Tilskuddsavtalen må være på plass etter ordningens vilkår. Ikke anta at en muntlig samtale gir rett til dekning av alle tidligere lønnskostnader. Les avtalen og kontroller hvem som skal godkjenne den.

I en liten virksomhet kan eieren ha både personalansvar og økonomioppfølging. Sett likevel frister og ansvar for grunnlaget. En påminnelse om å levere krav er ikke nok hvis ingen har kontrollert perioden eller dokumentene.

Se arbeidsavtalen som lønnsgrunnlag og komplett lønnsgrunnlag til regnskapsfører for den ordinære delen av arbeidsgiveroppgaven.

Endringer må meldes og vurderes

Fravær, endret arbeidstid, avsluttet arbeidsforhold eller andre vesentlige endringer kan påvirke grunnlaget. Noter hva som skjedde og når. Kontroller avtalen og Navs veiledning før tidligere praksis videreføres.

Et beløp fra Nav kan dekke en annen periode enn den siste lønnskjøringen. Sammenlign derfor vedtak eller oppgjør med kravet, og marker deloppgjør særskilt. Ikke la en bankinnbetaling avslutte flere perioder uten dokumentert fordeling.

Regnskapsvurderingen trenger en bekreftet status

Den som vurderer regnskapet, trenger å vite om støtten er avtalt, grunnlaget er sendt, kravet er godkjent eller pengene er mottatt. Dette er ulike kontrollstatus. Regnskapsloven § 4-1 gir et generelt utgangspunkt; konkret tidspunkt og presentasjon må vurderes faglig.

Oppbevar personopplysninger med passende tilgang. Refusjonsarbeidet gir ikke behov for å dele hele personalhistorikken med alle som hjelper til med økonomien.

Hvis en støtteperiode avsluttes, bør eieren kontrollere siste krav og eventuelle utestående oppgjør. Ordinært arbeidsforhold kan fortsette etter at støtteavtalen er ferdig; det må ikke behandles som en automatisk oppsigelse eller lønnsendring. Hvis et krav avvises eller reduseres, behold Navs begrunnelse og avklar økonomivirkningen. En bankdifferanse skal ikke løses ved å trekke beløpet fra den ansattes lønn uten grunnlag. Planlegg dessuten støttefri drift dersom bedriften skal fortsette ansettelsen. En realistisk lønnsoversikt viser derfor både gjeldende avtaleperiode, ordinære forpliktelser og hva foretaket må finansiere etter at tilskuddet opphører.

En god avslutningskontroll viser hva som er betalt til den ansatte, hvilke tilskuddsperioder som er avklart og hvilke som fortsatt venter. Da kan eieren planlegge økonomien uten å blande arbeidstakerens lønn med usikre innbetalinger til foretaket.