Skill bedriftens avtalte reisesats fra den trekkfrie delen
En avtalt godtgjørelse kan være høyere enn trekkfri sats. Kontroller reisens grunnlag og dokumenter hvordan utbetalingen skal behandles.
En liten arbeidsgiver kan avtale en kilometersats med ansatte eller følge en bestemt reisepolicy. Avtalen avgjør hva arbeidsgiveren har lovet å betale. Den avgjør ikke alene hvor mye som kan behandles trekkfritt.
Avtalt sats og skattemessig sats er forskjellige størrelser. Eieren bør derfor kjenne begge før godtgjørelsen betales. Den som leverer reiseregning, skal ikke måtte gjette hva en intern regel betyr for lønnsbehandlingen.
Avtalen gir mer enn trekkfri sats
Arbeidsgiveren har i dette eksemplet avtalt 5 kroner per kilometer. En ansatt dokumenterer 240 kilometer med yrkeskjøring som oppfyller vilkårene. Avtalt utbetaling blir 1 200 kroner.
For 2026 oppgir Skatteetatens kilometersats 3,50 kroner per kilometer. I eksemplet gir dette 840 kroner, mens forskjellen er 360. Hvordan delene rapporteres og behandles, må følge gjeldende vilkår. Eksemplet forutsetter dokumentert yrkeskjøring; det gir ikke fritak for en vanlig arbeidsreise.
| Grunnlag | Hva det svarer på |
|---|---|
| Arbeidsgiverens avtale | Hvor mye personen har krav på etter avtalen |
| Reisens fakta | Dato, formål, strekning og relevant dokumentasjon |
| Gjeldende skatteregel | Hva som eventuelt kan behandles trekkfritt |
| Lønnsgrunnlag | Hvordan utbetalingen deles og rapporteres |
| Godkjenning | Hvem som har kontrollert reisen |
Forklar forskjellen før ansatte reiser
Skriv reisepolicyen slik at ansatte ser både avtalt betaling og dokumentasjonskrav. En setning om at «vi følger statens sats» kan være uklar hvis den ikke angir hvilken avtale, hvilket år og hvilke ytelser det gjelder.
Eieren bør også avklare hvordan utenlandsreise, kost, losji og bilbruk håndteres. De har forskjellige vilkår. Ikke gjenbruk en kilometersats som fasit for andre typer godtgjørelse.
Se reiseregning med dokumentert grunnlag og elektronisk kjørebok for de faktiske reiseopplysningene. Denne artikkelen handler særskilt om forskjellen mellom avtale og skattebehandling.
Kontroller år og type reise
Satser kan endres, og forskjellige reiser kan ha ulike regler. Hent riktig års informasjon når utbetalingen behandles. En gammel mal kan videreføre feil sats selv om alle kilometer er riktig registrert.
Skatteloven § 5-11 er en relevant juridisk kilde. Guiden avgjør ikke alle vilkår for trekkfri dekning, tillegg eller utenlandsreiser. Ved usikkerhet bør reisens faktiske grunnlag vurderes faglig før lønnskjøring.
En rutine som virker med få ansatte
Gi én person ansvar for å oppdatere satsmalen og datoen den gjelder fra. La den som godkjenner reisen, kontrollere formålet og underlaget. Den som kjører lønn, bør få en bekreftet fordeling fremfor bare totalsummen.
Hvis et avvik oppdages etter utbetaling, dokumenter hva som var avtalt, hva som ble betalt og hvilken retting som skal gjøres. Behold den opprinnelige reiseregningen. Ikke endre antall kilometer for å få totalsummen til å passe en annen sats.
Hvis ansatte bruker en gammel reisemal, bør arbeidsgiveren kontrollere den før neste utbetaling. Endringen av en sats må også forklares: gjelder den arbeidsgiverens løfte, skattemessig grense eller begge? En høyere avtalt sats kan bestå selv om den trekkfrie grensen er lavere. Eieren bør derfor ikke automatisk redusere det avtalte beløpet for å forenkle lønnskjøringen. Avklar eventuelle avtaleendringer på riktig måte. Ved delte reiser eller flere reisetyper bør underlaget også vise hvilke kilometer som faktisk inngår i den aktuelle vurderingen. En totalsum fra kalenderen er ikke nok til å forklare fordelingen.
En tydelig rutine gjør det mulig å oppfylle arbeidsgiverens løfte og samtidig håndtere skatt og rapportering korrekt. Det er to oppgaver som skal henge sammen, uten å bli likestilt.