Arbeidstøy eller privat fordel
En liten arbeidsgiver kjøper klær og tror firmalogo alene alltid gir skattefritak.
Bedriften kjøper vernesko, jakker med logo og vanlige skjorter. Alt føres som arbeidstøy, men klærne har forskjellig karakter og bruk. Ikke la leverandørens merkelapp eller en liten logo alene avgjøre skattebehandlingen. Verneutstyr, uniform og vanlig tøy må vurderes på riktig grunnlag.
Beskriv hva som faktisk leveres
Skatteetatens gjeldende Skatte-ABC om arbeidstøy skiller særlig arbeidstøy fra annet fritt tøy. Det faktiske plagget og formålet er sentralt. En skjorte som også passer privat, blir ikke automatisk verneklær fordi bedriften betaler.
Samle produktbeskrivelse, eventuelle verneegenskaper, hvem som mottar utstyret og hvordan det skal brukes. Hvis bedriften mener plagget er uniform, bør det kunne forklares hva som gjør det til uniform i den konkrete situasjonen.
Arbeidsgiverens plikt til å sørge for verneutstyr må vurderes etter sikkerhetsreglene. Den plikten er ikke et generelt skattefritak for alle typer klær. Hold også spørsmål om arbeidsmiljø, eierskap og lønnsbehandling fra hverandre.
Eksempel med tre varelinjer
Et tenkt firma kjøper tre typer klær til medarbeiderne. For hver type lages et eget vurderingsgrunnlag før mottakerverdier overleveres til lønn.
| Varelinje | Opplysninger å finne | Hva må vurderes? |
|---|---|---|
| Vernesko | Egenskaper og arbeidsbehov | Spesielt arbeidstøy og nødvendig vern |
| Profilert jakke | Utforming, logo og faktisk bruk | Om plagget omfattes av relevant unntak |
| Vanlig skjorte | Tilgjengelighet for privat bruk | Mulig naturalytelse eller annet grunnlag |
Tabellen konkluderer ikke med at en bestemt jakke er skattepliktig eller skattefri. Den viser hvorfor de tre varene ikke uten videre skal få identisk behandling.
Avklar utlån og overtakelse
Skal plagget være bedriftens eiendom og brukes bare på jobb, eller får medarbeideren det til fri disposisjon? Hva skjer når vedkommende slutter? Dokumenter faktisk praksis fremfor å legge en pen standardtekst til grunn hvis klærne i virkeligheten beholdes privat.
Lager av ubrukte plagg bør ikke forveksles med goder som allerede er gitt til bestemte personer. Noter utlevering, mottaker og eventuelle returer. Ved flere størrelser og bytter må det unngås at samme medarbeider står registrert med to endelige plagg når ett er returnert.
Regnskapsbilaget skal vise riktig kjøper og leveranse. Det er også nødvendig å vite om en ansatt har kjøpt privat og krever refusjon, eller om arbeidsgiveren har kjøpt inn direkte. Behandlingen må bygge på faktisk oppgjør.
Ikke bland gave, rabatt og arbeidstøy uten vurdering
Skatteetaten omtaler at andre unntaksregler etter omstendighetene kan være relevante for tøy. Det gir ingen automatisk adgang til å velge en gavekategori i ettertid uten å undersøke vilkår og tidligere bruk.
Den aktuelle gaveveiledningen må brukes hvis en slik vurdering er relevant. En gaveordning krever blant annet kontroll av reell fordel og rammer. Personalrabatt kan være et annet spørsmål dersom bedriften selv omsetter varene.
Se naturalytelser i lønn for den generelle rutinen. Et kontonavn med ordet «arbeidstøy» erstatter ikke denne vurderingen.
Gi lønnsansvarlig avklart grunnlag
Når vurderingen er gjort, bør listen vise person, vare, dato, eventuell fordel og hvilket grunnlag som er brukt. Lønnsansvarlig skal ikke måtte tolke sikkerhetsstandarder eller gjette privat bruk ut fra en totalfaktura.
Kostnadsfradrag og MVA må undersøkes separat. Bilag med privat og næringsmessig innhold viser hvorfor en samlet faktura kan kreve oppdeling. Ikke legg MVA-fradrag på alt bare fordi kjøpet har tilknytning til ansatte.
Ved utskifting av klær eller endret ordning bør vurderingen oppdateres. Fast kontroll før lønn kan være et løpende kontrollpunkt. En gjennomført rutine beskriver både hvorfor utstyret trengs og hva mottakeren faktisk har fått, uten å bruke logoen som eneste fasit.