Kundesaldo på kredit ved periodeavslutning
Rapporten viser negative kundesaldoer og eieren må finne om de er forskudd, kreditnota eller feilføring.
Kundelisten har en samlet positiv saldo, men fire kunder står med kreditbeløp. Noen har betalt for mye, én har et forskudd og én har en kreditnota som ennå ikke er gjort opp. Den samlede kundesummen kan skjule at bedriften både har krav og forpliktelser.
Finn årsaken per kunde
Start med rapportdato og riktig fortegnsdefinisjon. En negativ verdi kan vises forskjellig mellom systemer. Følg saldoen til faktura, innbetaling og kreditnota før den tolkes.
Skill reell overbetaling, mottatt forskudd, ubenyttet kreditnota og feil kobling. En ukjent innbetaling kan også ligge på feil kunde. Ikke bruk ett kontonavn eller en automatisk refusjon til å avgjøre alle tilfellene.
Altinn om dokumentasjon av balansen gir bakgrunn for å forklare postene på rapportdatoen. En reskontroliste er et utgangspunkt, ikke alltid hele dokumentasjonen.
Eksempel med fire ulike kreditsaldoer
En tenkt bedrift finner følgende poster ved månedsslutt:
| Kunde | Kreditbeløp i eksemplet | Foreløpig forklaring | Videre kontroll |
|---|---|---|---|
| A | 2 000 | Overbetaling | Bekreft betaling og riktig mottaker |
| B | 8 000 | Forskudd på kommende oppdrag | Finn gjenstående leveringsplikt |
| C | 1 500 | Kreditnota | Finn avtalt oppgjør |
| D | 3 000 | Ukjent kobling | Undersøk bankreferanse og dokumenter |
Totalt 14 500 skal ikke uten videre behandles som én ny inntekt eller én refusjonsfil. Først må hver forklaring bekreftes. Beløpene er illustrative og angir ingen avgiftsbehandling.
Hvis kunde D egentlig har betalt en faktura på en annen kundekonto, må identiteten avklares før korrigering. En aritmetisk utligning mot en tilfeldig åpen faktura løser ikke dokumentasjonsfeilen.
Vurder rapportpresentasjonen særskilt
Ved årsregnskap må det undersøkes hvordan aktuelle krav og forpliktelser skal presenteres. NRS 8 for små foretak omtaler blant annet balanseoppstilling og nettopresentasjon.
Ikke trekk ulike kunders tilgodebeløp fra andre kunders gjeld bare fordi systemet viser én netto hovedbokssaldo. Mulig motregning, klassifisering og presentasjon må ha riktig grunnlag. En avtale om å bruke et tilgodebeløp på neste kjøp er dessuten noe annet enn en endelig bortfalt forpliktelse.
Denne guiden gir ikke en universell ompostering for alle kundekreditter. Den som utarbeider årsregnskapet, trenger den spesifiserte listen for å vurdere riktig løsning.
Hold oppgjøret adskilt fra klassifiseringen
En avklart refusjon skal kunne spores til riktig kunde og dokument. Kunden har betalt for mye gjelder denne enkeltsaken. Forskudd fra kunder gjelder en annen type forpliktelse.
Ikke betal tilbake et forskudd uten å undersøke avtalen og eventuell avbestilling. Ikke la en gammel kreditnota forsvinne som «småbeløp» uten vurdering av hva kunden fortsatt har krav på.
Avstem omklassifisering og neste periode
Hvis noen poster presenteres separat i balansen, må det fortsatt være mulig å følge dem tilbake til kundedetaljene. Noter rapportdato, beløp, vurdering og hvordan senere oppgjør skal kobles.
Kundereskontroen bør kunne forklare både ordinære krav og kreditposter. Se etter om samme saldo dukker opp igjen neste måned fordi korrigeringen bare ble gjort i rapporten. Eieren skal kunne vise hvem bedriften skylder hva, hvorfor beløpet står åpent og hvem som følger opp, uten at en positiv totalsum skjuler disse spørsmålene.