Økonomioppfølging for daglig leder

Daglig leder trenger ikke føre regnskapet selv, men må eie økonomioppfølgingen. Det betyr å vite hvilke tall som betyr noe, når de skal sjekkes og hvem som gjør hva.

Oversikt

Frekvens	Hva sjekkes	Hvorfor
Ukentlig	Bank, forfalte fakturaer og salg	Unngår likviditetsoverraskelser
Månedlig	Resultat, kostnader og MVA	Gir styring
Kvartalsvis	Budsjett, priser og kapasitet	Gir strategisk retning
Årlig	Årsoppgjør og struktur	Sikrer etterlevelse

Få tallene tidlig

Tall som kommer seks uker for sent, er mest historikk. Sett opp rutine for at månedsrapporten er klar mens beslutningene fortsatt kan påvirkes.

Bruk avvik som agenda

Se etter hva som endrer seg: margin, lønn, leverandørkostnader, betalingstid og utestående krav. Avvikene bør styre samtalen med regnskapsfører.

ReAI og AIAK AS som støtte

ReAI gir bedre tilgjengelighet til tallene. Aiak kan hjelpe daglig leder å tolke dem og prioritere tiltak.

Daglig leder bør alltid vite

hvor mye penger som kommer inn neste 30 dager
hvilke kunder som er forsinket
om MVA og skatt er avsatt
om kostnader øker raskere enn inntekter

Videre lesing

Vil dere vurdere hva som bør løses i systemet, og hva en regnskapsfører bør følge opp? Ta kontakt for en praktisk gjennomgang.

Praktisk sjekkliste for små bedrifter

Denne ressursen bør ses som en del av den løpende driften. For en liten bedrift betyr det bedre kontroll, færre overraskelser og tydeligere ansvar mellom daglig leder, ansatte, regnskapsfører og system.

Start med disse spørsmålene:

Hvilken beslutning eller rutine blir enklere når dette er avklart?
Hvem eier rutinen i hverdagen, og hvem kontrollerer at den faktisk blir fulgt?
Hvilke dokumenter, avtaler, rapporter eller bilag må være lette å finne senere?
Når bør du gjøre dette selv, og når bør regnskapsfører eller rådgiver kobles inn?

Vanlige feil

Den vanligste feilen er å vente til frist, avvik eller kontantmangel gjør problemet akutt. Da blir arbeidet mer manuelt, og bedriften mister muligheten til å bruke tallene som styringsinformasjon underveis.

En annen feil er å kjøpe system eller hjelp før behovet er tydelig formulert. Skriv ned hva som må bli enklere: faktura, bilag, bank, MVA, lønn, rapportering, avtaler, likviditet eller oppfølging. Da blir det lettere å velge riktig neste steg.

Når bør du ta grep?

Signal	Hva det kan bety
Du bruker mye tid på manuell kontroll	Rutinen bør forenkles eller automatiseres.
Tallene kommer for sent	Rapportering gir for lite verdi for ledelsen.
Ansvar er uklart	Bedriften trenger bedre rollefordeling og faste sjekkpunkter.
Feil gjentar seg	System, opplæring eller regnskapsoppfølging bør forbedres.