Økonomistyring for konsulentselskap med kontroll på timene
Se forskjellen på kapasitet, fakturerbare timer, fakturert beløp og penger i banken. Regneeksemplet viser hvordan færre timer påvirker måneden.
Finn svaret du trenger
Et konsulentselskap kan ha fulle kalendere og likevel få svak lønnsomhet eller lite penger på konto. Timer til tilbud, interne møter og retting blir ikke nødvendigvis fakturert. En faktura sendt siste dag i måneden betaler heller ikke lønnen som forfalt dagen før.
Følg fire ulike størrelser: tilgjengelig kapasitet, fakturerbart arbeid, fakturert beløp og innbetalt beløp. Da blir det lettere å finne hva som faktisk begrenser økonomien.
Regn fra realistisk kapasitet
Et konstruert månedseksempel har to konsulenter med 150 tilgjengelige arbeidstimer hver. Av totalt 300 timer går 90 til tilbud, internarbeid og oppgaver som ikke faktureres separat. Det gjenstår 210 fakturerbare timer. Med en illustrativ timepris på 1 200 kroner uten MVA gir det 252 000 i fakturert arbeid, dersom timene faktisk kan faktureres etter avtalene.
| Situasjon | Timer som kan faktureres | Fakturert arbeid uten MVA |
|---|---|---|
| Planen | 210 | 252 000 kr |
| 30 timer flyttes til internt arbeid | 180 | 216 000 kr |
| Endring | −30 | −36 000 kr |
Timeprisen er et regnetall, ikke en anbefalt markedspris. Eksemplet beregner fakturert arbeid, ikke overskudd. Lønn, arbeidsgiverkostnader, innleie, lokaler og andre kostnader må inn i den faktiske resultatmodellen.
Finn årsaken før du velger tiltak
Dersom fakturerbare timer faller, kan det skyldes lite salg, feil kapasitetsplan, mer retting, sykefravær eller en leveranse som krever mer enn avtalt. De årsakene løses ikke med samme tiltak.
Se også på om timene er levert, men ikke godkjent eller fakturert. En intern timeliste er ikke automatisk et fakturagrunnlag. Avklar bestilling, leveranse og eventuelle milepæler før regnskapet og betalingsplanen bygger på beløpet.
Fastpris krever en egen kontroll
Et fastprisoppdrag på 120 000 kroner uten MVA er i eksemplet planlagt til 80 timer. Det tilsvarer 1 500 kroner per brukt time før kostnader. Brukes 120 timer på samme avtale, faller det til 1 000 kroner per brukt time. Salgssummen er uendret, men kapasiteten som er brukt opp er større.
Dette er et mål på oppnådd inntekt per time i oppdraget, ikke fortjeneste per time. Ta med tiden til oppfølging og retting hvis den tilhører leveransen. Bruk etterkalkyle for fastprisoppdrag når dere skal lære av forskjellen.
Skill salg fra pengene som er tilgjengelige
Hvis 252 000 faktureres med betaling i neste måned, er ikke hele beløpet tilgjengelig denne måneden. Hent betalingsdatoene fra åpne fakturaer og vurder store poster separat. Avstem kundefordringene gir kontrollen på utestående krav, og Budsjett for små bedrifter bruker datoene i betalingsplanen.
| Ukentlig kontroll | Beslutningen den støtter |
|---|---|
| Solgte og tilgjengelige timer | Om dere kan ta et nytt oppdrag uten å flytte andre leveranser |
| Leveranser som venter på godkjenning | Hvem som må avklare før fakturering |
| Timer og innkjøp mot oppdragsramme | Om en endring må avtales med kunden |
| Forfalte og store åpne poster | Hvilke innbetalinger det er risikabelt å bygge neste lønn på |
Gjør månedsmøtet kort og beslutningsrettet
Ta med tre avvik som trenger handling, fremfor bare en bunke rapporter. Noter beløp eller timer, årsak, ansvarlig og dato. En god oppfølging viser om tiltaket reduserer kostnad, frigjør kapasitet eller bare flytter en betaling i tid.
Altinns budsjettveiledning er en nyttig ramme for sammenligningen. Aiak kan være aktuell hvis dere trenger hjelp til å koble regnskapet med den løpende driftsoppfølgingen. Avklar hvilke oppdragsdata dere selv må levere, slik at rapporteringen gir svar på de spørsmålene ledelsen faktisk har.