Rutiner for innkjøp i små bedrifter

Innkjøp skjer ofte raskt i små bedrifter. Nettopp derfor trengs en enkel rutine som avklarer hvem som kan kjøpe hva, hvordan kostnader dokumenteres og når større kjøp må godkjennes.

Oversikt

Beløp	Forslag til rutine	Dokumentasjon
Lavt	Kjøp innen ramme	Kvittering og formål
Middels	Godkjenning fra leder	Faktura og begrunnelse
Høyt	Tilbud eller avtale	Sammenligning og beslutning
Fast leverandør	Årlig vurdering	Avtale og prisendring

Hold rutinen kort

En innkjøpsrutine for SMB bør få plass på én side. Den må være lett nok til at ansatte faktisk følger den.

Koble innkjøp til regnskap

Når leverandør, konto, prosjekt og godkjenner er kjent tidlig, blir bokføringen enklere og rapportene mer presise.

ReAI og Aiak som kontrollpunkt

ReAI kan samle fakturaer og godkjenning digitalt. Aiak kan hjelpe med å sette beløpsgrenser og kontrollspørsmål som passer bedriftens størrelse.

Typiske tegn på svak rutine

mange små abonnement ingen eier
leverandørfakturaer godkjennes etter forfall
kostnader mangler prosjektmerking
rabatter og avtaler blir ikke fulgt opp

Videre lesing

Vil dere vurdere hva som bør løses i systemet, og hva en regnskapsfører bør følge opp? Ta kontakt for en praktisk gjennomgang.