Helse- og behandlingsforsikring i lønnsgrunnlaget
Arbeidsgiver vil betale forsikring, men premiefakturaen viser ikke hva som er skattepliktig per ansatt.
Behandlingsforsikringen fornyes én gang i året, men medarbeidere begynner og slutter gjennom hele perioden. Fakturaen blir betalt, mens lønnsgrunnlaget fortsatt følger fjorårets medlemsliste. Knytt forsikringsfordelen til faktisk dekning og riktig person, ikke bare til betalingsdatoen på hovedfakturaen.
Start med avtalen og medlemslisten
Finn forsikringsbevis, dekningsperiode, hvem som omfattes og hvilke premier som gjelder. En ansatt som aldri har brukt behandlingsordningen, kan likevel ha mottatt en fordel gjennom forsikringsdekningen. En gjennomført behandling er derfor ikke et nødvendig startpunkt for kontrollen.
Skatteetatens gjeldende omtale av fri behandling og behandlingsforsikring beskriver hovedregelen om skatteplikt. Bedriftshelsetjeneste og andre særskilte ordninger må vurderes på eget grunnlag. Et helseformål gjør ikke alle forsikringer skattefrie.
Skill også forsikring for medarbeideren fra eventuell dekning av ektefelle eller barn. Ikke fordel hele fakturaen likt mellom ansatte dersom avtalen faktisk inneholder ulike produkter eller familiemedlemmer.
Eksempel når medlemskapet endres
Et tenkt selskap har åtte ansatte ved årets start. Én slutter i april, og to begynner i august. Forsikringsselskapet sender senere et tillegg og en kreditnota. Bedriften trenger mer enn én årlig totalsum for å forklare grunnlaget.
| Hendelse | Dokument å hente | Kontroll i lønnsgrunnlaget |
|---|---|---|
| Årlig fornyelse | Premiespesifikasjon og medlemsliste | Hvem har hvilken dekning? |
| Ansatt slutter | Bekreftet utmeldingsdato | Fortsetter dekningen etter fratredelse? |
| To nye medarbeidere | Innmelding og tilleggspremie | Fra hvilken dato gjelder dekningen? |
| Kreditnota mottas | Henvisning til opprinnelig premie | Hvilken person og periode gjelder endringen? |
Tabellen gir ikke en universell fordelingsregel. Hvis en premie ikke endres ved fratredelse, må bedriften undersøke avtalens faktiske innhold før en fordel bare fjernes fra lønnslisten. Tilsvarende er en kreditnota ikke automatisk bevis på at tidligere rapportering var feil.
Finn et dokumentert verdigrunnlag
Skatteetaten omtaler i spørsmål og svar om naturalytelser at personalforsikring arbeidsgiveren betaler, kan verdsettes til arbeidsgiverens kostpris. Be om spesifikasjon dersom samlefakturaen ikke gjør den relevante premien forståelig.
Avtal hvordan perioder og endringer overleveres til lønnsansvarlig etter gjeldende rapporteringsregler. Ikke konstruer en fast månedssats ved å dele enhver faktura på tolv uten å undersøke dekningen. Betalingen kan gjelde en annen periode eller inneholde etteroppgjør.
Ordningen må heller ikke blandes med en rabatt den ansatte selv betaler for. Da er spørsmålene om arbeidstilknytning, fordel og verdsettelse annerledes enn ved en premie bedriften dekker direkte.
La HR-endringen utløse en økonomikontroll
En praktisk rutine kan være at innmelding, utmelding og endret familiepakke registreres med ansvarlig og dato. Den som sender endringen til forsikringsselskapet, gir samtidig økonomiansvarlig et minimum av nødvendige opplysninger.
Ikke samle diagnoser eller behandlingshistorikk i regnskapsmappen. Lønnsgrunnlaget trenger relevante deknings- og verdiopplysninger, ikke medarbeiderens medisinske detaljer. Begrens også hvem som får se medlemslisten.
Den bredere guiden om forsikringspremier i lønn viser hvorfor samlefakturaen kan inneholde forskjellige kategorier. Her er oppgaven å følge den enkelte behandlingsforsikringen når medlemskap og perioder endres.
Kontroller etteroppgjøret før året lukkes
Sammenlign siste medlemsoversikt med det som faktisk er overlevert til lønn. Finn ansatte som er kommet til, sluttet eller fått endret dekning. Bevar forbindelsen mellom premie, tillegg, kreditnota og eventuell rapporteringsretting.
Bruk naturalytelsesoversikten og fast lønnskontroll. Ved usikker periodisering, flere dekningsarter eller etterrapportering bør behandlingen avklares konkret. En betalt forsikringsfaktura er ikke det samme som et ferdig kontrollert lønnsgrunnlag.