Sammenligne salgsdato og oppgjørsdato i en betalingsrapport
Lag en bro mellom transaksjonsdatoer, tilgjengelig saldo og bankoppgjør før månedens eller årets betalinger sammenlignes med salg.
En bankinnbetaling i januar inneholder kortbetalinger for desemberhandel, nye januarkjøp og en refusjon fra en eldre ordre. Eieren sammenligner hele bankbeløpet med januars salgsrapport og finner et avvik. Hun vurderer å flytte alle salgene til januar for å få rapportene til å passe.
Bankoppgjørets måned er ikke nødvendigvis salgets måned. Betalingsrapporter kan dessuten ha flere forskjellige datoer. En god periodeavstemming forklarer forbindelsen mellom hendelsene fremfor å endre salget til det stemmer med banklinjen.
Gi datoene konkrete navn
Skriv hva hvert rapportfelt betyr. Er det datoen betalingen ble opprettet, gjennomført, tilgjengelig for utbetaling eller faktisk sendt til bank? Er salgsdatoen knyttet til dokument eller leveranse? To kolonner kalt «dato» kan vise forskjellige hendelser.
Stripes dokumentasjon av balanserapporten er et leverandøreksempel. Bruk betydningen i den faktiske rapporten fra virksomhetens betalingsleverandør; feltnavn er ikke nødvendigvis like.
| Hendelse i et tenkt oppgjør | Relevant spor | Må ikke automatisk behandles som |
|---|---|---|
| Betaling i desember | Opprinnelig transaksjon og tilhørende salg | Nytt januarsalg |
| Betaling i januar | Egen transaksjon og leveranse | Desembersalg fordi det deler oppgjør |
| Refusjon av eldre kjøp | Opprinnelig ordre og korrekt ny hendelse | En uspesifisert reduksjon av alle januarsalg |
| Gebyr | Leverandørens spesifikasjon | En tidsforskjell |
| Bankutbetaling | Samlet oppgjørsreferanse | Hele periodens omsetning |
Lag en transaksjonsbro
Ta utgangspunkt i oppgjøret og finn hvilke transaksjoner det faktisk inneholder. Grupper etter relevant dato og status, og behold referansene. Vis gebyrer, refusjoner og andre bevegelser separat.
Anta at ett oppgjør består av 12 000 i dokumenterte betalinger fra desember, 4 000 fra januar, 1 000 i refusjon og 300 i gebyr, uten andre poster. Netto blir 14 700. Dette er et konstruert betalingsregnestykke, ikke en ferdig beregning av inntekt eller avgift i noen av månedene.
Poenget er at de 14 700 kan forklares uten at hele beløpet blir januars salg. De enkelte transaksjonene må fortsatt knyttes til sine faktiske leveranser og regnskapsmessige behandling.
Undersøk rapportens tidssone
Et kjøp nær midnatt kan få ulik dato i to systemer som bruker forskjellige tidssoner. Før en liten grensedifferanse klassifiseres som manglende salg, kontroller rapportens avgrensning.
Noter periode, tidssone og hvilke statusvalg eksporten inneholder. En ny eksport med andre filtre kan ellers gi en annen totalsum uten at noen økonomisk hendelse har endret seg. Bevar det relevante rapportgrunnlaget sammen med avstemmingen.
En tidssoneforklaring må også kunne knyttes til de konkrete transaksjonene. Ikke bruk den som standardforklaring på en stor ukjent differanse.
Leveransen avgjør et annet spørsmål
NRS 8 om inntektsføring beskriver opptjeningsprinsippet for relevante små foretak. Regnskapsansvarlig må vurdere leveranse og vilkår, ikke bare betalingsmåneden.
Et forskudd fra kunden kan ha en annen behandling enn betaling etter en ferdig levert vare. Derfor avgjør ikke betalingsbroen alene resultatregnskapets fordeling. Den gir et kontrollert datagrunnlag til vurderingen.
Denne artikkelen fastsetter ikke alle periodiserings- eller MVA-regler. Be om konkret avklaring dersom betaling, levering, faktura og retur faller i forskjellige perioder.
Avstem uoppgjort saldo ved grensen
Hvis et desembersalg ikke er med i bank før januar, må det kunne finnes i relevant mellomværende og betalingsleverandørens rapport. En senere bankutbetaling bør redusere riktig åpent beløp, ikke skape en ny salgsregistrering.
Altinns veiledning om balanseavstemming er et generelt utgangspunkt. Finn faktisk saldo ved periodegrensen og forklar hva som senere er gjort opp.
Gjenbruk metoden uten å endre historien
Neste måned kan samme kontroll brukes med nye datoer og referanser. Hvis en tidligere feil oppdages, skal rettingen dokumenteres med hva som var feil og hvilken hendelse det gjelder. Ikke flytt gamle salg vilkårlig for å gjøre en bankmåned penere.
Eieren kan nå forklare januarinnbetalingen som et samlet oppgjør fra flere hendelser. Det gjør det mulig å lese både bank, betalingssaldo og resultat med riktig formål, uten å forvente at tre forskjellige rapporter alltid skal vise samme månedsbeløp.
Undersøk om rapportuttrekket var komplett
Hvis det mangler én transaksjon, kan årsaken være et filter som bare tar med vellykkede betalinger, mens en annen rapport viser alle forsøk. Sammenlign også hvilken konto, valuta eller butikkdel rapporten gjelder. Ulike utsnitt skal ikke avstemmes som om de beskriver hele samme virksomhet.
Noter derfor utvalget sammen med datoene. En betalingsrapport for én salgskanal og en bankkonto som mottar flere kanaler vil ellers alltid gi en uforklart forskjell. Denne kontrollen er ofte raskere enn å begynne å korrigere alle postene enkeltvis.