Samme banktransaksjon importert to ganger
Kontroller transaksjonsidentitet og bokføringsspor før en duplikatregistrering fjernes.
To like bankposter i regnskapet kan være én transaksjon som er importert to ganger. Kontroller bankens identitet og dato før du fjerner noe. Like beløp kan også være to reelle betalinger, og da skal begge behandles.
Sammenlign import og bank
| Felt | Betydning |
|---|---|
| Bankreferanse | Kan vise om postene gjelder samme gjennomførte transaksjon |
| Dato og valuta | Avdekker forskjeller som beløpet alene skjuler |
| Importkilde | Manuell fil, integrasjon eller begge deler |
| Regnskapskobling | Hvilke bilag eller krav postene påvirker |
| Bankens saldo | Kontroll mot faktisk bevegelse |
En manuell import etter et integrasjonsavbrudd kan overlappe med transaksjoner som senere kommer automatisk. Dokumenter hvilke perioder hver kilde dekker, og kontroller grensen mellom dem.
Et tenkt eksempel
En innbetaling på 4 500 kroner finnes i to importlister med samme bankreferanse. Banken viser bare én transaksjon. Hvis begge blir registrert som betaling, kan kunden få en falsk overbetaling på 4 500. Før korrigering må dere finne hvilke koblinger hver post fikk, slik at det gyldige betalingssporet blir stående.
Ikke slett et bokført bilag bare fordi en importlinje ser lik ut. Importdata, matchforslag og bokførte opplysninger har forskjellige roller. Bruk et sporbar korrigeringsløp når registreringen allerede påvirker regnskapet.
Kontroller etter korrigering
Avstem bankkontoen mot kontoutskriften, og kontroller de berørte kundene eller leverandørene. En riktig banksaldo er ikke alene bevis på at alle krav er koblet riktig. Hvis to feilføringer motvirket hverandre, kan totalsummen skjule feilen.
Undersøk årsaken med systemleverandør når duplikater gjentar seg. Legg inn en fast kontroll før manuell import som overlapper integrasjonsperioden. Noter hva som er kontrollert og hvilke referanser som er korrigert, slik at senere import ikke gjenoppretter samme avvik.
Kilde: Altinn om avstemming og dokumentasjon.