Innbetalingen er koblet til feil faktura
Flytt koblingen med bevart spor og kontroller begge kundesaldoene.
En riktig innbetaling kan være koblet til feil faktura. Rett betalingskoblingen uten å endre selve salget. Begge berørte krav må kontrolleres etterpå, særlig hvis en kunde har fått purring eller en faktura er markert som ferdig betalt.
Finn riktig krav
Sammenlign bankens referanse, kundens melding og åpne fakturaer. Likt beløp er ikke nok til å identifisere kravet dersom kunden har flere fakturaer på samme sum. Kontroller også om innbetalingen dekker flere dokumenter samlet.
| Kontrollpunkt | Hva du finner |
|---|---|
| Betalingsdato | Den faktiske banktransaksjonen |
| Betalingsreferanse | Kundens angitte fakturanummer eller formål |
| Feil kobling | Hvilket krav betalingen nå ligger på |
| Riktig kobling | Hvilket krav den dokumentert gjelder |
| Oppfølging | Purringer eller restsaldoer som påvirkes |
Et tenkt eksempel
En kunde har faktura 401 og 402, begge på 5 000 kroner. Banken viser referanse 402, men innbetalingen er registrert på 401. Etter korrigering skal 402 vise oppgjøret, mens 401 fortsatt må vurderes som åpent. Hvis systemet bare fjerner betalingen uten ny korrekt kobling, kan begge krav bli stående som ubetalte.
Ikke registrer samme banktransaksjon på nytt som en ekstra betaling. Det kan skape en falsk overbetaling. Bevar et spor som viser at koblingen ble endret og hvorfor.
Kontroller kundesaldo og rapporter
Oppdater betalingsoppfølgingen slik at kunden ikke mottar en påminnelse for det betalte kravet. Hvis en purring allerede er sendt, forklar feilen. Ved innfordring må den ansvarlige få avklaringen.
Kontroller at totalsaldoen fortsatt stemmer og at innbetalingen bare er registrert én gang. Dersom betalingen opprinnelig ble koblet til en annen juridisk kunde, bør dokumentasjonen vise begge kundene og grunnlaget for flyttingen. En endring i kobling er da mer enn å bytte et fakturanummer i samme kundeliste.
Kilde: Altinn om avstemming av fordringer og andre balanseposter.