Leverandørbetaling med feil KID
Undersøk bokføring hos mottakeren før du sender en ny betaling.
En betaling med feil KID kan være gjennomført i banken uten å bli koblet til riktig krav hos leverandøren. Ikke betal fakturaen på nytt før den første betalingen er undersøkt. Ellers kan en referansefeil bli til en dobbeltbetaling.
Samle betalingsopplysningene
| Opplysning | Hva den hjelper mottakeren med |
|---|---|
| Bankens transaksjonsdato | Finne riktig oppgjørsdag |
| Beløp og mottakerkonto | Identifisere betalingen |
| Fakturanummer | Finne kravet som betalingen gjelder |
| KID som ble brukt | Avdekke feil kobling |
| Korrekt referanse | Flytte oppgjøret til riktig krav |
Kontakt leverandøren gjennom en kjent kanal og be om skriftlig avklaring. Hvis KID gjelder et annet krav, kan betalingen være registrert der. Be leverandøren vise hva som skal korrigeres. Ikke anta at en purring betyr at pengene ikke er mottatt.
Et tenkt eksempel
Bedriften betaler 4 200 kroner med KID fra en tidligere faktura. Den nye fakturaen blir stående som ubetalt. Bankbeviset viser betaling til riktig leverandør. Før ny betaling bør mottakeren undersøke om beløpet ligger som overskytende oppgjør på det gamle kravet. Når leverandøren bekrefter korrigeringen, dokumenteres koblingen til den riktige fakturaen.
En bekreftelse på at betalingen er sendt, er ikke alltid bekreftelse på at den er gjennomført. Bruk bankens endelige status, særlig hvis betalingsforslaget kan være avvist eller kansellert.
Oppdater begge sider av kontrollen
Bevar bankbevis og mottakerens svar ved fakturaen. Kontroller leverandørsaldoen etter avklaringen. Hvis en purre- eller inkassosak er opprettet, må betalingsbevis og referansefeil også bringes til den ansvarlige for saken.
Forebygg gjentakelser ved å bruke referansen fra den aktuelle fakturaen og kontrollere hva et kopiert betalingsoppsett inneholder. Kontonummer, KID og beløp bør kontrolleres samlet; riktig kontonummer alene betyr ikke at kravet blir lukket hos mottakeren.
Kilde: Altinn om avstemming av regnskapsopplysninger.