Kreditnota før leverandørfaktura betales
Avstem dokumentene og betal bare det avklarte nettokravet.
En leverandørkreditnota kan redusere hva bedriften skal betale, men bare hvis du har kontroll på hvilke dokumenter den gjelder. Avstem faktura, kreditnota og eventuell tidligere betaling før nettobeløpet sendes. Et negativt dokument i mottaket betyr ikke nødvendigvis at den aktuelle fakturaen er oppgjort.
Kontroller koblingen
| Punkt | Avklaring |
|---|---|
| Leverandør | Samme juridiske foretak på begge dokumenter? |
| Referanse | Hvilket salg eller hvilken faktura korrigeres? |
| Beløp | Hel eller delvis reduksjon? |
| Status | Er originalen allerede betalt? |
| Avtale | Skal krediten motregnes eller betales tilbake? |
En kreditnota uten tydelig referanse kan gjelde rabatt for flere kjøp eller en annen faktura. Be om spesifikasjon før den brukes mot et tilfeldig krav. Kontroller også om leverandøren har sendt en ny korrigert faktura, slik at både gammel og ny ikke blir betalt.
Et tenkt eksempel
Fakturaen er 12 000 kroner og en tilhørende kreditnota er 2 000. Hvis ingen betaling er gjort, kan det avklarte nettokravet være 10 000. Hvis hele fakturaen allerede er betalt, er situasjonen i stedet et beløp til gode som må avklares med leverandøren. De to situasjonene krever forskjellige oppfølgingshandlinger.
Ved oppgjør bør betalingsreferansen gjøre det mulig for leverandøren å forstå motregningen. Hvis leverandørens system ikke håndterer nettobetaling automatisk, be om en bekreftet fremgangsmåte før forfall.
Etterkontroll
Se at alle dokumentene er registrert én gang og at leverandørsaldoen stemmer med det avklarte oppgjøret. Kreditnotaen kan også påvirke kostnad, eiendel og avgift; bankbeløpet alene erstatter ikke registrering av dokumentet.
Hvis dokumentene tilhører forskjellige rapporteringsperioder, eller krediten gjelder flere avgiftsbehandlinger, bør regnskapsfører få underlaget. Oppbevar leverandørens avklaring sammen med dokumentene slik at neste person kan forstå nettosaldoen.
Kilder: Altinn om kreditnota og avstemming.