Depositum som kunden skal få tilbake
Hold tilbakebetalingsplikt atskilt fra inntekter og dokumenter vilkårene.
Et depositum som kunden kan få tilbake, må holdes atskilt fra betaling for en levert vare eller tjeneste. Avtalen bestemmer hva beløpet sikrer og når det kan disponeres. Ikke behandle pengene som fri omsetning bare fordi de er mottatt på konto.
Dokumenter vilkårene
| Opplysning | Hva den skal forklare |
|---|---|
| Kunde og avtale | Hvem som har krav på oppgjøret |
| Formål | Skade, manglende levering eller annen avtalt sikkerhet |
| Mottatt beløp | Bankspor og dato |
| Frigivelse | Når beløpet skal tilbake eller avregnes |
| Mulig trekk | Vilkår og dokumentasjon for å holde tilbake penger |
Reglene kan variere med avtaleforholdet. Et depositum ved boligleie har særlige krav og skal ikke kopieres fra en generell rutine for utstyrskunder. Be om relevant vurdering før en ordning etableres.
Et tenkt eksempel
En kunde betaler 2 000 kroner i avtalt sikkerhet ved leie av utstyr. Utstyret returneres uten skade, og beløpet skal tilbake. Bankutbetalingen må da kobles til kundens depositum, ikke til en ny leverandørkostnad. Hvis bedriften mener den kan beholde 500 for skade, må avtalegrunnlag og faktisk skade dokumenteres før oppgjøret bestemmes.
Et trekk i depositum kan ha en annen behandling enn selve depositumet. Dokumentasjon, avgift og eventuell erstatning må vurderes ut fra hva trekket gjelder. En minuslinje i oppgjøret er ikke nok til å avgjøre dette.
Avstem åpne depositum
Hold en liste med kunde, avtale, mottatt beløp og gjenstående tilbakebetalingsplikt. Summen bør kunne forklares mot regnskapet. Se etter gamle beløp, avbrutte avtaler og refusjoner som ikke ble koblet riktig.
Hvis kunden bestrider et trekk, skill den omtvistede delen fra det som kan gjøres opp. Søk juridisk hjelp ved uenighet om retten til pengene. Regnskapskontrollen dokumenterer oppgjøret, men avgjør ikke tvisten.
Kilde: Altinn om dokumentasjon av forpliktelser i balansen.