Kunde og leverandør motregner krav
Dokumenter begge krav og enighet om motregning i stedet for bare nettobeløpet.
Hvis bedriften og en kunde skylder hverandre penger, kan et nettooppgjør virke enkelt. Dokumenter begge krav og grunnlaget for motregning før beløpene lukkes. En netto bankbetaling erstatter ikke fakturaene eller avtalen mellom partene.
Avklar hvilke krav som inngår
| Kontroll | Hvorfor den er nødvendig |
|---|---|
| Juridiske parter | Krav i ulike konsernselskaper kan ikke blandes uten avklaring |
| Dokumentnumre | Viser hvilke fakturaer oppgjøret gjelder |
| Beløp og valuta | Gjør nettoberegningen etterprøvbar |
| Forfall og vilkår | Kan ha betydning for adgang til motregning |
| Enighet eller rettslig grunnlag | Forklarer hvorfor kravene kan gjøres opp slik |
Ved uenighet om adgang til motregning, eller når et krav tilhører en annen part, bør juridisk hjelp innhentes. Ikke anta at begge selskapene er enige fordi samme person kommuniserer for dem.
Et tenkt eksempel
Bedriften har et kundekrav på 12 000 kroner. Kunden har en dokumentert leverandørfaktura til bedriften på 5 000. Hvis det foreligger et gyldig, avklart nettooppgjør mellom de samme partene, gjenstår 7 000 til betaling. Begge salgene og dokumentene skal fortsatt fremgå av regnskapet; bare å bokføre bankens 7 000 beskriver ikke hele forholdet.
Kontroller avgift og inntekter på hvert dokument separat. Motregning er en oppgjørsform, ikke en grunn til å slå sammen salgs- og kjøpsgrunnlag.
Registrer og etterkontroller
Bevar oppgjørsspesifikasjonen med dato og hvilke krav som reduseres. Kontroller at både kunde- og leverandørsaldo viser riktig rest. Hvis det finnes tidligere delbetalinger eller kreditnotaer, må disse inn i beregningen først.
En senere tilbakeføring eller tvist må kunne knyttes til det opprinnelige nettooppgjøret. Bruk derfor konkrete dokumentreferanser fremfor en generell merknad som «avregnet». Be om regnskapsfaglig hjelp når oppgjøret berører flere perioder eller ulike valutaer.
Kilde: Altinn om avstemming av balansen.