Eieren betaler AS-regninger privat
Spor forretningsbilaget og eierens utbetaling slik at refusjon ikke blir en ny kostnad.
Når eieren betaler en regning for AS med private penger, må bedriften dokumentere både kjøpet og betalingen. En refusjon til eieren er ikke et nytt kjøp. Uten denne koblingen kan samme kostnad bli ført to ganger, mens mellomværendet med eieren blir vanskelig å forklare.
Skill tre opplysninger
| Underlag | Hva det forklarer |
|---|---|
| Leverandørens dokument | Hva AS kjøpte og hvem som er kjøper |
| Eierens betalingsbevis | At eieren faktisk la ut beløpet |
| Refusjonsgrunnlaget | Hva AS skal tilbakebetale og hvordan det er godkjent |
Kontroller at kjøpet tilhører virksomheten. At eieren betalte, gir ikke i seg selv rett til kostnads- eller avgiftsfradrag. Et privat kjøp skal heller ikke gjøres til selskapskostnad ved å sende kvitteringen til regnskapsfører.
Et tenkt eksempel
Eieren betaler en AS-faktura på 3 200 kroner. Fakturaen registreres som kjøp med riktig dokumentasjon, og den private betalingen må forklares som oppgjør fra eieren. Når AS refunderer 3 200, skal bankbevegelsen kobles til dette mellomværendet. Det skal ikke opprettes en ny leverandørkostnad for refusjonen.
Hvis bare 2 000 refunderes, må de resterende 1 200 fortsatt kunne forklares. Behold en oppdatert oversikt med dato, bilag, utlegg, refusjon og rest. Unngå å slå alle private betalinger sammen til en udokumentert totalsum.
Ved oppstart må dere i tillegg avklare hvem som bærer stiftelseskostnadene. Den motsatte pengestrømmen trenger en annen vurdering: selskapet betaler eierens private regning.
Kontroller avsender og kjøper
Dersom leverandørbilaget står på eieren personlig, kan det være nødvendig å avklare eller rette kjøperopplysningene. Ikke rediger leverandørens dokument selv. La regnskapsfører få vite hva som faktisk skjedde og hvordan varen brukes.
Ved gjentatte private utlegg bør bedriften avtale en fast refusjonsrutine. Skill lønn, utbytte, utlegg og lån i utbetalingene til eieren. Det er ulike forhold med ulike vilkår. Store eller langvarige mellomværender bør vurderes særskilt; et enkelt refusjonsskjema erstatter ikke en slik vurdering.
Kilder: Altinn om AS som egen juridisk person og dokumentasjon av balansen.