Tilbakebetaling til kunde etter retur
Koble refusjon til dokumentert reduksjon av salget fremfor en løs bankpost.
En tilbakebetaling til kunden bør ha et tydelig grunnlag i en retur, et prisavslag eller en feilbetaling. Finn hvorfor pengene skal tilbake før utbetalingen registreres. En løs bankpost forklarer ikke om det opprinnelige salget er endret.
Avklar grunnlaget
| Årsak | Dokumentasjon |
|---|---|
| Retur av vare | Returaksept og korrigering av salget |
| Prisavslag | Avtale om reduksjon og berørte fakturaer |
| Dobbeltbetaling | Begge bankinnbetalinger og kundekravet |
| Tilbakebetaling av forskudd | Opprinnelig avtale og hva som ikke ble levert |
| Uklart mottakerforhold | Bekreftelse på hvem som har rett til beløpet |
Kontroller kundens opprinnelige betalingsmåte. Hvis kunden ber om penger til en annen konto eller en tredje person, bekreft forholdet gjennom en kjent kanal. Ikke la en ny e-postadresse alene avgjøre refusjonsmottakeren.
Et tenkt eksempel
Kunden har betalt en faktura på 10 000 kroner. En dokumentert delretur gir en reduksjon på 2 000. Refusjonen må kobles til den reduserte salgsforpliktelsen og opprinnelige betalingen. Hvis betalingen skjer via en betalingsleverandør, må dere kontrollere både refusjonsstatusen der og det senere oppgjøret.
Ikke refunder både gjennom betalingskanalen og manuelt i banken. En forsinket bekreftelse på den første refusjonen kan gi dobbelt utbetaling hvis noen forsøker å hjelpe kunden ved å sende penger på nytt.
Kontroll etter utbetaling
Kontroller at kundesaldoen og oppgjørsrapporten viser det samme. Ved retur må eventuell lagerbevegelse også ha riktig grunnlag. Hvis originalsalget var korrekt og refusjonen bare gjelder overbetaling, skal det ikke krediteres et salg som fortsatt består.
Bevar avtale, dokumentreferanser og bankbevis. Når årsaken er uklar, behold saken på avvikslisten og innhent regnskapsfaglig hjelp før beløpet klassifiseres som kostnad, salgsreduksjon eller annet mellomværende.
Kilder: Altinn om kreditnota og avstemming.