Én innbetaling dekker mange fakturaer
Lag en fordelingsliste og kontroller at summen stemmer før fakturaene lukkes.
Én kundebetaling kan dekke flere fakturaer. Lag en fordeling som summerer til bankbeløpet før dokumentene lukkes. Betalingen skal ikke kopieres som et helt beløp på hver faktura den gjelder.
Bygg en fordelingsliste
| Dokument | Opprinnelig rest | Del av innbetalingen | Ny rest |
|---|---|---|---|
| Faktura A | Kontroller før oppgjør | Dokumentert andel | Beregnet etter betaling |
| Faktura B | Kontroller før oppgjør | Dokumentert andel | Beregnet etter betaling |
| Uavklart differanse | Ikke skjult i en faktura | Holdes synlig | Avklares med kunden |
Bruk kundens spesifikasjon hvis den finnes. Ved manglende referanser, be om forklaring i stedet for å velge de eldste fakturaene automatisk. En tidligere kreditnota kan inngå i kundens nettobetaling og må tas med i avstemmingen.
Et tenkt eksempel
Kunden betaler 12 000 kroner. Åpne krav er 5 000, 4 000 og 6 000. Kunden bekrefter at betalingen dekker de to første og 3 000 av den siste. Fordelingen blir 5 000 + 4 000 + 3 000 = 12 000. Resten på siste faktura er 3 000. Ingen av kravene får registrert hele bankbeløpet.
Hvis kundens liste ikke stemmer med bankbeløpet, må differansen bli stående synlig. Den kan skyldes gebyr, feil eller et omtvistet beløp. Ikke endre salgsdokumentene bare for å få summen til å passe.
Kontroll etter registrering
Se at banktransaksjonen er registrert én gang og at summen av fordelingene er riktig. Kontroller hvilke fakturaer som fortsatt skal følges opp. Hvis innbetalingen kommer fra et annet selskap, bevar også forklaringen på forbindelsen mellom betaler og kunde.
Ta vare på fordelingslisten med bankreferansen. Ved senere feilretting skal en kollega kunne se hva kunden opplyste, hvilke beløp som ble fordelt og hvorfor en rest fortsatt finnes. Dette er særlig nyttig når flere personer deler betalingsoppfølgingen.
Kilde: Altinn om dokumentasjon av balansen.