Ukjent innbetaling på firmakontoen
Undersøk referanse og avsender før beløpet behandles som omsetning.
En ukjent innbetaling på firmakontoen er ikke automatisk omsetning. Finn avsender og formål før beløpet kobles til et salg. Det kan være kundebetaling, refusjon, eieroverføring, tilskudd eller en feilbetaling.
Undersøk bankopplysningene
| Spor | Hva det kan avklare |
|---|---|
| Avsender | Hvilken person eller virksomhet pengene kommer fra |
| Referanse | Faktura, oppgjør eller annen melding |
| Beløp | Sammenheng med et åpent krav eller tidligere utbetaling |
| Dato | Hvilken oppgjørsperiode beløpet kan tilhøre |
| Andre dokumenter | Avtale, vedtak eller leverandørbekreftelse |
Sammenlign med åpne kundekrav og ventede refusjoner. Se også på oppgjørsrapporter fra betalingsleverandører. Et samlet oppgjør kan ha fratrukket gebyr og derfor ikke være lik summen av enkeltfakturaer.
Et tenkt eksempel
Bedriften mottar 9 000 kroner uten tydelig referanse. Det finnes en faktura på samme beløp, men avsenderen er en annen enn kunden. Før matching må dere få bekreftet forbindelsen. Hvis beløpet i stedet er en leverandørrefusjon, vil inntektsføring som nytt salg gi feil resultat og la leverandørmellomværendet stå åpent.
Ikke behold en tilfeldig innbetaling som fortjeneste fordi ingen har spurt etter den ennå. En mulig tilbakebetalingsplikt og riktig regnskapsbehandling må avklares. Ved krav om retur til en ny konto bør identitet og betalingsspor bekreftes uavhengig.
Gi uavklarte poster en frist
Bruk en arbeidsliste med bankreferanse, foreløpig forklaring, ansvarlig og neste tiltak. Ikke la posten bli glemt på en generell oppsamlingskonto. Når saken er avklart, lag en kobling til riktig dokument og fjern den fra avvikslisten.
Ved periodeavslutning skal uavklarte beløp kunne forklares som nettopp uavklarte, ikke fremstilles som dokumentert salg. Be om regnskapsfaglig hjelp når opplysningene er motstridende eller betalingen inngår i et komplisert mellomværende.
Kilde: Altinn om avstemming.