Betaling bekreftet uten kontoutskrift
Innhent faktisk transaksjonsbevis og unngå at muntlig bekreftelse lukker kravet.
En melding om at kunden har betalt, er ikke alltid dokumentasjon på gjennomført betaling. Skill betalingsordre fra faktisk banktransaksjon. Det er spesielt viktig når noen ber om å få levert varer eller lukket et krav straks.
Be om et etterprøvbart spor
| Opplysning | Hva du undersøker |
|---|---|
| Betalingsstatus | Gjennomført, planlagt eller under behandling? |
| Beløp og dato | Stemmer med den aktuelle fakturaen? |
| Mottaker | Riktig konto og virksomhet? |
| Referanse | Hvilket krav gjelder betalingen? |
| Egen bank | Er pengene faktisk mottatt, eller er oppgjøret fortsatt uavklart? |
Et skjermbilde kan være ufullstendig eller manipulert. Kontroller egen konto og relevante oppgjørsrapporter. Ved kontantbetaling kreves en annen dokumentert oppgjørsrutine; ikke skriv at banken har mottatt penger som ble betalt kontant.
Et tenkt eksempel
Kunden sender et bilde av en betalingsordre på 11 000 kroner. Bildet viser fremtidig betalingsdato. Bedriftens bank har ennå ingen innbetaling. Kravet skal ikke behandles som sikkert oppgjort bare fordi ordren er opprettet. Hvis leveringen avhenger av betaling, må bedriften følge avtalte vilkår og bankens faktiske status.
Et løfte om betaling kan være viktig kommunikasjon, men er ikke et bankbilag. Bevar det uten å gi det en annen funksjon enn det har. En senere innbetaling må kobles til riktig faktura og riktig dato.
Rutine for uavklart betaling
Gi saken en ansvarlig og neste kontrolltidspunkt. Noter om det finnes en forventet behandlingstid i den brukte betalingskanalen, men ikke lov mottak før det er bekreftet. Hvis betalingen kommer fra en annen part, avklar også forbindelsen til kunden.
Ved årsslutt eller annen rapporteringsfrist bør uavklarte oppgjør vises med korrekt status. Be om regnskapsfaglig hjelp hvis dokumentene er motstridende eller en betaling påstås å ha skjedd uten at et pålitelig spor kan finnes.
Kilde: Altinn om dokumentasjon av balansen.