En leverandør er betalt to ganger
Kontroller begge banktransaksjonene og hold tilbakebetalingskravet synlig uten dobbel kostnadsføring.
Når samme leverandørfaktura er betalt to ganger, må du kontrollere at det faktisk finnes to gjennomførte utbetalinger. To betalingsforslag er ikke det samme som to bankbelastninger. En statusfeil eller en ny visning av samme transaksjon kan se ut som et dobbeltoppgjør.
Kontroller banken først
Finn fakturaen og begge transaksjonene med dato, mottaker, beløp og referanse. Avstem mot leverandørens oversikt hvis grunnlaget er uklart. Ikke før fakturaen som kostnad to ganger for å få bankbevegelsene til å stemme.
| Funn | Videre kontroll |
|---|---|
| Én bankbelastning | Undersøk betalingsstatus og duplisert forslag |
| To bankbelastninger | Dokumenter overskytende beløp og kontakt leverandøren |
| To forskjellige fakturaer | Se om betalingene faktisk gjelder separate kjøp |
| Leverandøren har motregnet beløpet | Få spesifisert hvilket annet krav det dekker |
Et tenkt eksempel
En faktura på 7 500 kroner er betalt mandag og igjen onsdag. Begge bankbevegelsene er gjennomført til samme mottaker. Det ene beløpet dekker fakturaen. Den andre utbetalingen må stå som et dokumentert mellomværende som skal avklares, ikke som en ny kostnad for samme kjøp.
Be leverandøren bekrefte om beløpet returneres eller brukes mot et annet åpent krav. En lovet tilbakebetaling er ikke en mottatt tilbakebetaling. Behold saken på arbeidslisten til bankoppgjøret eller den avtalte motregningen er dokumentert.
Avslutt med årsaken
Dobbeltbetaling kan komme av at én person betaler manuelt mens en annen godkjenner et betalingsforslag. Avtal hvem som oppdaterer status når en betaling skjer utenfor den vanlige flyten. Se også etter dobbel import av leverandørfakturaen.
Ved avslutning skal leverandørsaldoen og de faktiske bankbevegelsene kunne forklares sammen. Kontroller at en returbetaling ikke blir bokført som ny inntekt når den bare tilbakefører feilbetalingen. Be om regnskapsfaglig hjelp dersom beløpet er flyttet mellom flere fakturaer eller selskaper.
Kilde: Altinn om avstemming og dokumentasjon av balansen.