Avstem Grasrotandelen uten å bruke nettoversikten som bankbevis
Kontroller Grasrotutbetalingene mot mottaker, periode og bank. En oppdatert nettoversikt er ikke nødvendigvis en gjennomført utbetaling.
Grasrotandelen kan være en nyttig inntektskilde for en liten organisasjon. Men den som følger et beløp på en nettside, og den som avstemmer bankkontoen, kan se forskjellige tall på samme dag. Det behøver ikke bety at noe er feil.
Opptjent beløp og utbetalt beløp har ulike tidspunkter. Ledelsen bør derfor bruke dokumenterte perioder og mottakeropplysninger når den kontrollerer økonomien. En løpende oversikt kan ikke alene erstatte utbetalingsdokumentasjonen.
Kassereren venter på penger som ennå ikke er utbetalt
Et lite nærmiljølag ser 9 700 kroner i en løpende oversikt. Banken viser en utbetaling på 7 200 kroner. Den første kontrollen er om tallene gjelder samme periode. Kanskje utbetalingen gjelder en avsluttet periode mens de siste 2 500 kronene er opptjent senere.
Eieren av kontrolloppgaven bør finne utbetalingsoversikten før differansen registreres som et krav eller tap. Hvis periodene er like og beløpene fortsatt ikke stemmer, undersøkes mottaker, bankkonto og eventuelle tilbakeføringer. Tallene i eksemplet viser bare en mulig forklaring, ikke en regel for beregning.
Norsk Tipping beskriver utbetalingen og oppgir tre utbetalinger i året. Kontroller oppdatert informasjon når laget planlegger betalinger; ikke anta at midlene er tilgjengelige hver måned.
| Opplysning | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Organisasjonsnummer | Er dette riktig mottaker? |
| Utbetalingsperiode | Hvilken opptjening omfattes? |
| Registrert bankkonto | Hvor skulle pengene komme? |
| Bekreftet beløp | Hva sier utbetalingsoversikten? |
| Bankdato | Når kom pengene faktisk? |
| Korrigering | Finnes en dokumentert forklaring? |
Gi den nye kassereren et kjent startpunkt
Ved kassererbytte bør sist kontrollerte utbetaling og neste forventede periode inngå i overleveringen. Hvis den nye kassereren bare får nettosaldoen i banken, kan en eldre differanse bli oversett eller telle som en ny inntekt senere.
Les kassererbytte i en forening og bankfullmakter for å holde mottaker- og tilgangsinformasjon oppdatert.
Planlegg bruk uten å gjøre ordningen til et løfte
Beløpet kan variere. Hvis laget skal betale et arrangement før neste utbetaling, må betalingsplanen bygge på tilgjengelige penger og dokumentert forventning. En tidligere høy utbetaling gir ikke garanti for samme beløp senere.
Ledelsen bør også kontrollere at laget fortsatt oppfyller vilkårene for ordningen. Lotteri- og stiftelsestilsynet gir en inngang til reglene og tilsynet. Denne guiden er ikke en vurdering av en bestemt organisasjons rett til å motta midler.
Avslutt kontrollen med en kort forklaring
Marker hver utbetaling som avstemt når beløp, periode og bank stemmer. Hvis en forskjell gjenstår, noter hva som er undersøkt og hvem som skal følge opp. Unngå å justere tallene i en intern oversikt bare for å få totalsummen til å ligne bankkontoen.
Ved årsavslutning bør den som vurderer regnskapet, få utbetalingsoversikter og informasjon om eventuelle perioder som går over årsskiftet. Regnskapsmessig tidspunkt må vurderes ut fra dokumentasjon og gjeldende regelverk, ikke bare nettvisningen den siste dagen i året.
Hvis bankkontoen endres, bør laget kontrollere registrert mottakerinformasjon før neste utbetaling. En melding om ny konto i den interne økonomimappen er ikke det samme som en gjennomført endring hos ordningen. Behold bekreftelsen og undersøk om en betaling kan være avvist. Ved et avvist oppgjør skal pengene ikke omtales som mottatt bare fordi en utbetalingsdato står i oversikten. Den ansvarlige bør følge saken til den faktiske innbetalingen eller en tydelig skriftlig avklaring.
En enkel periodisert kontroll gir organisasjonen et mer realistisk bilde av inntektene og gjør det lettere å forklare dem til neste styre, medlemmer og den som fører regnskapet.