Bilag for digitale abonnementer
Sørg for at faktura, abonnementsperiode og betalingsgrunnlag følger hverandre.
Et abonnement kan trekke penger hver måned uten at en faktura kommer i e-post. Det kan også være forhåndsbetalt for et helt år. Hent salgsdokumentet og abonnementsperioden, ikke bare skjermbildet av trekket. Brukerkontoen hos leverandøren er ofte stedet der den endelige dokumentasjonen ligger.
Finn riktig leverandør og plan
Noter hvem som står som juridisk kjøper på kontoen. Kontroller faktureringsadresse, organisasjonsnummer og hvem som mottar dokumentene. En privat konto som brukes i bedriften kan gjøre kjøperforholdet uklart. Avklar dette hos leverandøren før neste fakturering.
Lagre faktura, abonnementsperiode og endringer i planen. Et høyere månedstrekk kan skyldes flere brukere, et tillegg eller at en introduksjonspris er avsluttet. En kontoutskrift forklarer ikke hvilke av disse hendelsene som har skjedd. Hvis abonnementet sies opp, hent historiske fakturaer før tilgangen forsvinner.
| Endring | Dokument du trenger | Kontroll |
|---|---|---|
| Flere brukere | Faktura og planendring | Når startet tilleggene? |
| Årsbetaling | Periode og vilkår | Hvilke måneder gjelder kjøpet? |
| Refusjon etter oppsigelse | Kreditdokument og betaling | Samme abonnement og periode |
Eksempel med en endret lisens
Et firma betaler 450 kroner per måned for et planleggingsverktøy. I juni trekkes 750 kroner. Fakturaen viser tre nye brukere fra midten av måneden. Bedriften lagrer fakturaen og endringsbekreftelsen, og undersøker om brukerne faktisk er bestilt. Den registrerer ikke differansen som et bankgebyr bare fordi kortet er belastet.
Ved en årsbetaling på 5 400 kroner må bedriften også vite hvilken periode abonnementet dekker. Periodisering av kostnaden må vurderes etter foretakets regler og situasjon. Betalingsdato er ikke i seg selv forklaringen på når tjenesten brukes.
Utenlandske abonnementer krever mer
Kontroller om leverandøren har beregnet norsk eller utenlandsk avgift, og om kjøpet er en fjernleverbar tjeneste. Mottakerens avgiftsstatus og bruk har betydning. Ikke la et automatisk månedstrekk bli en automatisk avgiftsvurdering. Sett en ansvarlig person på dokumentinnhentingen og en annen kontroll der det er nødvendig, slik at abonnementer også blir fulgt opp i ferieperioder.
Se gjennom listen over abonnementer ved personalendringer. En tjeneste kan være registrert med en tidligere ansatts e-postadresse, slik at fakturaene stopper selv om betalingen fortsetter. Flytt dokumentmottaket til en kanal virksomheten disponerer, og bekreft endringen med leverandøren. Kontroller samtidig at det ikke betales for brukere som ikke lenger trenger tjenesten. Dette er en driftskontroll, ikke en vurdering av hvilke kostnader som gir fradrag.