Bedriften kjøper brukt fra privatperson
Lag kjøpsdokumentasjon som beskriver partene og varen uten å finne på MVA.
Bedriften kan kjøpe brukt utstyr fra en privatperson uten å få en vanlig leverandørfaktura. Det betyr ikke at handelen kan være udokumentert. Lag en kjøpsbekreftelse som beskriver partene, varen og oppgjøret, uten å legge til MVA som selgeren ikke har beregnet.
Beskriv handelen konkret
Ta med selgers og kjøpers identitet, dato, pris og hva som overdras. Modell, serienummer, tilstand og eventuelle medfølgende deler gjør dokumentet nyttigere enn betegnelsen «brukt utstyr». Få selgeren til å bekrefte opplysningene. Oppbevar annonsen og korrespondansen når de forklarer avtalen.
Dokumenter hvordan betalingen skjer og hvem som mottar den. Ved kjøp via en markedsplass bør dere vite om plattformen bare formidler handelen eller faktisk er selger. Kontroller også om opplysningen om privat selger stemmer. Ikke velg avgiftsbehandling bare ut fra at annonsen lå på et bruktmarked.
| Opplysning | Praktisk dokumentasjon | Risiko ved å utelate den |
|---|---|---|
| Varen | Modell, tilstand og bilde | Uklart hva bedriften kjøpte |
| Partene | Kjøpsbekreftelse | Feil kjøper eller mottaker |
| Prisen | Avtale og betalingsbevis | Uforklart oppgjør |
Eksempel med en brukt skjerm
Et kontor kjøper en brukt skjerm for 2 400 kroner fra en privatperson. Bekreftelsen viser skjermens modell, pris, dato og begge parter. Bankbetalingen kobles til dette dokumentet. Bedriften beregner ikke «inkludert MVA» baklengs fra 2 400 kroner, siden privatpersonen ikke har solgt med avgift.
Hvis skjermen senere viser seg å være defekt, behold avtalen og dokumentasjonen om tilstanden. En refusjon eller et prisavslag må kobles til det samme kjøpet. Det gjør både leverandørtvisten og regnskapet lettere å følge.
Avklar videre behandling
Om kjøpet skal kostnadsføres eller behandles som en eiendel, avhenger av anskaffelsen og foretakets regler. Bruktkjøp er ikke automatisk en straksfradragsført kostnad. Kjøp fra eieren eller andre nærstående trenger også vurdering av prisgrunnlag og selskapsmessige forhold. Altinns bilagsveiledning beskriver kravet til korrekt og fullstendig dokumentasjon; en betalingsbekreftelse alene gir ikke nødvendigvis hele kjøpshistorien.
Ved fysisk overlevering kan kjøpsbekreftelsen også vise at varen er mottatt. Kontroller at modell og tilbehør stemmer med avtalen før betaling. Et bilde fra annonsen bør suppleres med opplysninger om den faktiske varen, siden selgeren kan ha flere like gjenstander. Dersom noen kjøper privat først og senere vil overføre varen til bedriften, må også den andre overdragelsen dokumenteres.