Teste om bilagsarkivet virker
Prøv å finne og åpne et gammelt bilag med vedlegg og dokumenter eventuelle hull.
Et arkiv er ikke ferdig kontrollert fordi filene ligger i en mappe. Du må kunne finne riktig dokument, åpne det og forstå koblingen til regnskapet. Test et utvalg eldre bilag uten hjelp fra personen som opprinnelig registrerte dem. Slik oppdager du svake lenker før en forespørsel eller systemendring.
Velg saker som utfordrer arkivet
Ta med en faktura med avtalevedlegg, et ansattutlegg, en korrigert transaksjon og et dokument fra en tidligere regnskapsperiode. Søk fra regnskapsreferansen til dokumentet og deretter motsatt vei. Noter om bilder er lesbare, om alle sider finnes og om vedlegg fortsatt kan åpnes.
Test tilgangen med den rollen som skal bruke arkivet. At administratoren finner alt sier lite om hva en stedfortreder kan hente. Undersøk også hva som skjer når en nettadresse peker til en avsluttet kundeportal. En snarvei uten dokumentet kan bli verdiløs etter at leverandøren har endret tjenesten.
| Test | Godt resultat | Avvik du bør registrere |
|---|---|---|
| Søk på bilagsreferanse | Riktig dokument finnes | Manglende kobling |
| Åpne vedlegg | Alle nødvendige sider leses | Korrupt eller ufullstendig fil |
| Hent fra sikkerhetskopi | Dokumentet kan gjenskapes | Kopi som ikke virker |
Eksempel fra et gammelt oppdrag
Et firma velger en kostnad på 8 900 kroner fra to år tilbake. Fakturaen åpnes, men teksten sier bare «arbeid etter avtale». Kontrakten ligger i en tidligere medarbeiders private skylagring. Arkivet har derfor en fil, men ikke en komplett forklaring. Kontrakten hentes inn, knyttes til fakturaen og testes på nytt av en kollega.
Testen trenger ikke være stor for å være nyttig. Fem velvalgte saker kan avsløre et mønster, men et lite utvalg beviser ikke at hele arkivet er komplett. Utvid undersøkelsen når samme feil går igjen.
Dokumenter hva testen faktisk viste
Skriv dato, utvalg, resultat og ansvar for oppfølging. Hold sikkerhetskopi og vanlig tilgang adskilt i vurderingen: to synkroniserte mapper kan begge miste samme fil. Altinn beskriver krav til sikkerhetskopiering ved elektronisk oppbevaring og virksomhetens ansvar også når andre lagrer materialet. Kontroll av lesbarhet og gjenfinning bør derfor inngå i den praktiske arkivrutinen.
En test bør også prøve en fil som er hentet fra sikkerhetskopien. Å se at en kopieringsjobb viser grønt sier mindre enn å åpne et faktisk dokument. Noter hvor lang tid gjenfinningen tok og hvem som kunne gjøre den. Hvis alle spørsmål må gjennom én administrator, bør dere planlegge hvordan samme oppgave kan løses ved fravær eller etter at personen har sluttet.
Offentlige kilder
Les videre
- Avtalen forklarer fakturabeløpet
- Regnskapsarkiv hos utenlandsk leverandør
- Sikre bilag før systemavtalen avsluttes