Avtalen forklarer fakturabeløpet
Bevar avtalen når fakturaen ikke alene dokumenterer innholdet i kjøpet.
En faktura med teksten «i henhold til avtale» kan være vanskelig å forstå uten selve avtalen. Hva ble kjøpt, hvilken periode gjelder beløpet, og hvordan ble prisen bestemt? Lagre den avtaleversjonen som forklarer fakturaen, med en stabil kobling til bilaget. En lenke til leverandørens nåværende nettside er ikke nødvendigvis nok.
Bevar avtalen som faktisk gjaldt
Finn signert avtale, prisvedlegg og godkjente endringer. Kontroller at fakturaen bruker riktig periode og prisgrunnlag. Hvis avtalen har blitt endret, merk hvilke vilkår som gjelder før og etter endringen. Ikke overskriv den gamle avtaleversjonen med den nye og forvent at en tidligere kostnad fortsatt kan forklares.
Altinn beskriver at en avtale kan bli primærdokumentasjon når fakturaen ikke inneholder nok opplysninger alene. Dokumentets rolle avgjøres dermed av innholdet, ikke bare av om filen heter «kontrakt». Tilgang til en kundeportal kan også forsvinne når abonnementet avsluttes.
| Fakturatekst | Vedlegg som kan forklare beløpet | Kontroll |
|---|---|---|
| Fast månedspris | Avtale og prisendring | Riktig måned og versjon |
| Timer etter avtale | Prisgrunnlag og godkjent timeliste | Timer mot leveranse |
| Tilleggstjeneste | Endringsbestilling | Hvem godkjente tillegget? |
Eksempel med prisendring
Et lite kontor mottar en faktura på 6 600 kroner for «drift etter avtale». Den opprinnelige månedsprisen var 6 000 kroner. Et tillegg på 600 kroner ble godkjent fra september. Kontoret lagrer avtalen og endringsbekreftelsen sammen med septemberfakturaen. For august kontrolleres fortsatt den gamle prisen. En bankbetaling alene forklarer ingen av forskjellene.
Hvis endringen ikke er godkjent, bør fakturaen håndteres som en konkret avklaring med leverandøren. Arkivering av prislisten betyr ikke at virksomheten har akseptert ethvert krav. Noter både godkjent grunnlag og eventuelle innsigelser.
Gjør sammenhengen søkbar
Bruk kontraktsnummer eller en annen fast referanse på både faktura og avtaleoversikt. Lagre lokale kopier av dokumenter som er nødvendige for kontroll, fremfor bare nettadresser. Test at en kollega kan finne riktig avtale uten å spørre personen som bestilte. Oppbevaringstid må vurderes etter dokumentets funksjon og eventuelle særregler; alle avtaler er ikke automatisk sekundærdokumentasjon.
En avtale med mange vedlegg bør ha en kort innholdsoversikt. Marker prisvedlegget, tjenestebeskrivelsen og eventuelle tillegg som er nødvendige for å forstå fakturaen. Det er bedre enn å laste opp en stor fil uten å vite hvilken side som gjelder. Ved en muntlig endring bør dere hente skriftlig bekreftelse fra leverandøren, slik at beløpet ikke bare forklares gjennom et internt hukommelsesnotat.
Offentlige kilder
Les videre
- Bilag for digitale abonnementer
- Mappestruktur for avtaler og regnskapsbilag
- Sikre bilag før systemavtalen avsluttes