Sikre bilag før systemavtalen avsluttes
Kontroller eksport av vedlegg og lesbarhet før tilgangen stenges.
Tilgang til regnskapsdokumenter kan forsvinne når et abonnement avsluttes, selv om oppbevaringsansvaret varer videre. Bestem hva dere trenger å hente og test arkivet før oppsigelsesdatoen. Et nedlastet regnskapstall er ikke det samme som et lesbart bilag med nødvendige vedlegg.
Lag en avviklingsliste
Kartlegg hvilke år og dokumenttyper som ligger i systemet. Ta med fakturaer, kjøpsbilag, korreksjoner, avtalevedlegg og opplysninger som forklarer saldoene. Skill dokumenter fra rapporter og maskinlesbare data. Noter hvor hver type finnes og hvem som har tilgang til å hente den.
Avklar skriftlig med leverandøren når tilgangen stenges og hvilke muligheter som finnes etter oppsigelse. Undersøk om det koster noe å hente eldre materiale, og hvem som eier administratorkontoen. Ikke baser planen på at en tidligere medarbeider fortsatt kan logge inn.
| Før kontoen stenges | Test | Resultat du trenger |
|---|---|---|
| Dokumenter er hentet | Åpne flere bilag fra hvert år | Lesbart innhold |
| Vedlegg er bevart | Sammenlign komplekse kjøp | Ingen nødvendige sider mangler |
| Referanser er forståelige | Finn dokument fra rapport | Sporbar kobling |
Eksempel med et avsluttet abonnement
En liten virksomhet avslutter systemet ved månedsslutt. Den har hentet en rapport med 600 bilagsnumre, men oppdager at vedleggene ikke følger med. Før tilgangen stenges, henter den dokumentene og tester ti saker, inkludert et flerårig abonnement og en kreditnota. To mangler blir rettet mens leverandørportalen fortsatt er åpen.
Ti testede saker er ikke en garanti for 600 komplette bilag. Sammenlign antall og perioder, og undersøk grupper av avvik. En fil som bare kan åpnes i den avsluttede tjenesten kan også kreve en annen løsning for videre tilgang.
Hold ansvar etter oppsigelsen tydelig
Avtal hvor hovedarkivet skal være, hvem som vedlikeholder kopier, og hvordan nye ansvarlige får tilgang. Ikke oppbevar eneste kopi på en personlig datamaskin. Altinn beskriver virksomhetens ansvar også når andre oppbevarer dokumentene. Denne sjekklisten gjelder avvikling av tilgangen; den erstatter ikke en vurdering av oppbevaringstid eller særregler for materialet.
Legg en siste kontroll til dagen før gammel tilgang stenges. Sammenlign oversikten med de faktiske filene dere har mottatt, og lagre leverandørens bekreftelse på hva som er hentet. Hvis det står igjen avvik, må noen ha ansvar og en tilgjengelig kontaktkanal. Ikke si opp eneste arkivtilgang med en forventning om at en uavklart feil sikkert kan løses gratis senere.