Leverandørfaktura med feil kjøper
Be leverandøren rette dokumentasjonen og avklar hvilket foretak som faktisk kjøpte varen.
En faktura til feil selskap er ikke bare et navn som kan redigeres i regnskapssystemet. Det må avklares hvem som inngikk avtalen og kjøpte leveransen. Ikke endre leverandørens faktura for å få dokumentet til å passe den som betalte. Flere selskaper kan bruke samme kontaktperson uten å være samme juridiske kjøper.
Avklar bestillingen før du ber om retting
Finn tilbud, bestilling og leveringsopplysninger. Er organisasjonsnummeret feil, eller er det bare en skrivefeil i navnet? En faktura til et søsterselskap trenger en annen vurdering enn en stavefeil hos riktig kjøper. Send leverandøren en konkret forklaring med riktig identitet og hvilken bestilling saken gjelder.
Be leverandøren håndtere dokumentkorrigeringen. Behold opprinnelig dokument, eventuell kreditnota og nytt salgsdokument slik at forløpet kan følges. Hvis betaling allerede er gjort, avklar hvordan den blir knyttet til korrigerte dokumenter. Ikke betal en ny faktura automatisk når samme leveranse er gjort opp.
| Situasjon | Viktig spørsmål | Neste kontroll |
|---|---|---|
| Feil organisasjonsnummer | Hvem var avtalepart? | Dokumentene fra leverandøren |
| Riktig nummer, feil skrivemåte | Er kjøperen fortsatt den samme? | Korrekt identifikasjon |
| Ett selskap betaler for et annet | Hvem har kostnaden? | Mellomværende og oppgjør |
Eksempel med to selskaper
Drift AS bestiller en maskin for 24 000 kroner. Leverandøren fakturerer Eiendom AS fordi det navnet står på bygget. Drift AS har allerede betalt. Bedriften ber leverandøren rette dokumentasjonen ut fra bestillingen og koble betalingen til samme handel. Eiendom AS skal ikke bokføre en kostnad bare fordi navnet står på originalfakturaen.
Hvis Eiendom AS faktisk kjøpte maskinen, er det ikke riktig å flytte fakturaen bare fordi Drift AS brukte utstyret. Viderefakturering eller bruk på vegne av et annet selskap krever en egen avklaring.
Kontroller fradraget etter dokumentene
Skatteetatens veiledning om inngående MVA omtaler faktura utstedt til andre enn kjøper som en dokumentasjonsfeil. Det er derfor viktig å få riktig part avklart, ikke bare å registrere bilaget på ønsket leverandørkonto. Oppdater kundedata hos selgeren etter rettingen, og kontroller neste faktura. Slik blir en engangsretting også en forbedring i bestillingsrutinen.
Ved løpende leveranser bør dere også kontrollere bestillingskontoen hos leverandøren. Hvis gamle opplysninger ligger i portalen, kan neste faktura havne på samme feil foretak. Dokumenter både selve korrigeringen og endringen av kundedata. Et firma som betaler på vegne av et annet bør gjøre dette eksplisitt i sin interne oversikt, slik at betalingen ikke feilaktig blir brukt som bevis på kjøperidentitet.