Kostnadsbilag fordelt på to oppdrag
Dokumenter fordelingsnøkkel og kontroller at summen av delene er lik originalen.
En kostnad kan høre til flere oppdrag uten at den skal bokføres flere ganger. Behold ett originalbilag og en forklart fordeling der delene summerer til originalen. Prosjektfordelingen skal gjøre økonomien forståelig, ikke skape ekstra kostnader.
Velg nøkkel etter faktisk bruk
Finn hva som driver kostnaden: timer, antall enheter, areal eller en direkte måling. Ikke fordel likt bare fordi det finnes to prosjektkoder. Noter hvilke opplysninger nøkkelen bygger på og hvilken periode den gjelder. Bruk faktiske bestillinger når kjøpet allerede er spesifisert per prosjekt.
Avklar hva som ikke tilhører et prosjekt. Felles administrasjon kan ha en annen plass i den interne rapporteringen. Skillet mellom direkte og indirekte kostnader bør være konsekvent, slik at prosjekter kan sammenlignes uten at metoden endres hver måned for å få et ønsket resultat.
| Grunnlag | Passer når | Kontroll |
|---|---|---|
| Faktiske enheter | Materiell brukes i målbare mengder | Sum mot leveransen |
| Registrerte timer | Kostnaden følger arbeidet | Timer mot relevant periode |
| Lik fordeling | Bruken faktisk er lik | Begrunn hvorfor |
Eksempel med felles materiell
En faktura på 6 000 kroner gjelder 100 like enheter. Oppdrag A bruker 70 og oppdrag B bruker 30. Fordelingen blir 4 200 og 1 800 kroner. Vedlegget viser antallet og hvem som bekreftet bruken. Fakturaen registreres én gang, med en fordeling som samlet fortsatt er 6 000 kroner.
Hvis ti enheter senere brukes på et tredje oppdrag, må internfordelingen oppdateres sporbar. Det er ikke et nytt innkjøp. Dersom deler ligger igjen på lager, bør de ikke automatisk regnes som brukt i prosjektene.
Skill prosjektstyring fra avgiftsfordeling
En prosjektfordeling avgjør ikke nødvendigvis fradragsretten for inngående MVA. Dersom oppdragene har ulik avgiftsstatus eller en del av kjøpet brukes privat, trengs en egen vurdering. Et godt prosjektresultat kan dermed bygge på en annen analyse enn avgiftsberegningen.
La en kontrollør sammenligne samlet fordelingsbeløp med originalbilaget og kontrollere avrunding. Oppbevar nøkkelen sammen med dokumentasjonen, ikke bare i et personlig regneark. Altinns krav til bilag støtter behovet for forklarlig og fullstendig dokumentasjon, men foreskriver ikke én bestemt prosjektfordelingsmetode for alle virksomheter.
Hvis en kostnad krediteres senere, bruk samme fordelingsgrunnlag eller forklar hvorfor fordelingen endres. En delkreditering som gjelder bare oppdrag A skal ikke nødvendigvis deles etter originalens samlede prosent. Oppbevar derfor både den første nøkkelen og forklaringen på endringen. Kontroller også om prosjektledere sammenligner rapporter som inkluderer forskjellige typer felleskostnader; ellers kan et tilsynelatende svakt prosjekt skyldes ulik rapporteringspraksis.
Offentlige kilder
Les videre
- Samme kvittering sendt inn flere ganger
- Mappestruktur for avtaler og regnskapsbilag
- Fordele inngående MVA på felles kostnader