Kontantkjøp med mangelfull dokumentasjon
Dokumenter selger og kjøp og avklar særkrav fremfor å bruke kassauttak som kostnadsbilag.
Kontanter gjør ikke dokumentasjonskravet mindre. Et uttak fra bankkontoen viser at penger er hentet, men ikke hvem som fikk dem eller hva som ble kjøpt. Koble kontantkjøpet til selgerens dokumentasjon og bedriftens kontantoppgjør. Et kassauttak må ikke bli en kostnad uten forklaring.
Undersøk både kjøpet og betalingen
Be om et salgsdokument som viser varen eller tjenesten, selger og kjøper der det kreves, dato og beløp. Noter hvem som gjennomførte handelen. Hvis kjøpet gjelder brukt utstyr fra en privatperson, trengs en konkret kjøpsbekreftelse og betalingsbekreftelse, ikke en konstruert faktura med MVA.
Avklar også reglene om betaling via bank som vilkår for fradrag. Kontantbetaling av større kostnader kan få konsekvenser selv om kvitteringen er fullstendig. Oppdeling av ett kjøp i flere betalinger løser ikke nødvendigvis dette. Kontroller vilkårene før dere velger kontanter, særlig ved en større anskaffelse.
| Dokument | Hva det viser | Hva det ikke viser alene |
|---|---|---|
| Bankuttak | Penger er hentet | Den endelige kjøpshendelsen |
| Kvittering | Varer og beløp | Hvor pengene kom fra |
| Kontantoversikt | Bevegelse i bedriftens kasse | Alle fradragsvilkår |
Eksempel med forskudd til et markedskjøp
En medarbeider tar ut 2 000 kroner for å kjøpe materiell på et marked. Kjøpet koster 1 350 kroner, og 650 kroner leveres tilbake. Regnskapet trenger dokumentasjon av kjøpet og tilbakeleveringen. Bankuttaket på 2 000 kroner skal ikke føres som hele kostnaden, og de 650 kronene må ikke bli liggende som et uforklart utlegg.
Hvis kvitteringen mangler varetekst, kontaktes selgeren mens handelen er fersk. Noter hvorfor kontanter ble brukt. En egen forklaring kan hjelpe kontrollen, men erstatter ikke automatisk manglende salgsdokumentasjon.
Avtal en enkel kontantregel
Begrens hvem som tar ut penger, fastsett hvordan ubrukte beløp leveres tilbake, og la en annen person kontrollere oppgjøret når det er praktisk mulig. Skatteetatens omtale av bankbetaling som fradragsvilkår og Altinns bilagskrav gir rammer; virksomhetens egen kasserutine må fylle dem med faktiske opplysninger.
Ved kontantbetaling bør selgerens bekreftelse vise at beløpet faktisk er mottatt, ikke bare at en pris er avtalt. To personer som bekrefter ulike deler av oppgjøret kan gjøre kontrollen tydeligere, men det er ikke en automatisk erstatning for øvrige dokumentasjonskrav. Hvis penger blir borte mellom uttak og kjøp, registreres avviket som det det er, fremfor å la kostnadsbilaget absorbere differansen.