Lånt utstyr i bedriftens drift
Skill låneavtale, egen investering og kostnader som faktisk påløper.
Utstyr som bedriften bruker, er ikke alltid utstyr bedriften eier. En eier, medarbeider eller samarbeidspartner kan ha lånt det ut. Dokumenter hvem som eier gjenstanden og hvilke kostnader bedriften faktisk skal bære. Et fysisk nærvær på kontoret er ikke dokumentasjon på en investering.
Avtal bruken før kostnadene kommer
Beskriv utstyret med modell og identifikasjon, hvem som låner det ut og hvilken periode avtalen gjelder. Oppgi om lånet er gratis, om det betales leie, og hvem som dekker service, skader og forsikring. Gratis lån og betalt leie er forskjellige avtaler selv om maskinen brukes på samme måte.
Lagre leverings- og returopplysninger. Hvis bedriften betaler en reparasjon, må dokumentene forklare hvorfor den har ansvaret. Ikke bokfør en skjønnsmessig kjøpesum bare for å få utstyret inn i oversikten. Kostnader som påløper, vurderes etter sin egen art og tilknytning til virksomheten.
| Hendelse | Dokumentasjon | Hva du ikke bør anta |
|---|---|---|
| Utstyret lånes gratis | Låneavtale og mottak | At selskapet har kjøpt varen |
| Leie betales | Leieavtale og salgsdokument | At leie er kapitalinnskudd |
| Reparasjon utføres | Avtalt ansvar og faktura | At eierens private kostnad alltid er bedriftens |
Eksempel med en lånt prosjektor
En forening låner en prosjektor fra et styremedlem i tre måneder. Avtalen er gratis og sier at foreningen skal dekke skade som oppstår under arrangementet. Prosjektoren listes i en utstyrsoversikt som lånt, med eier og returdato. Den registreres ikke som en kjøpt eiendel på en antatt verdi på 5 000 kroner.
Hvis det senere avtales en betaling, dokumenteres endringen med dato og vilkår. En eventuell leie eller overtakelse skal ikke skjules i et reparasjonsbilag. Dersom lånt utstyr forbedres vesentlig for bedriftens regning, trenger behandlingen en særskilt vurdering.
Skill oversikt og balanse
En praktisk utstyrsoversikt kan omfatte både eide og lånte gjenstander. Merk kategoriene tydelig slik at vareopptelling, forsikring og årsavslutning ikke bygger på feil eierskap. Når avtalen gjelder eierens eller en ansatts private utstyr, må nærstående forhold og mulig fordel vurderes der det er relevant. En låneavtale er dokumentasjon av bruken, ikke en generell fradragsgaranti.
Ved slutten av låneperioden bør dere bekrefte retur og eventuelle mangler skriftlig. Et utstyrslån som bare blir stående uten ny avtale kan skape uklart ansvar for skader og vedlikehold. Oppdater utstyrsoversikten når perioden forlenges eller varen returneres. Hvis eierskap faktisk overføres, trenger dere et eget dokumentløp; det er ikke tilstrekkelig å endre status fra lånt til eid i en intern liste.