Mappestruktur for avtaler og regnskapsbilag

Mappenavn kan gjøre dokumenter lettere å finne, men de kan også skape parallelle arkiv som er uenige. Bestem hvor hoveddokumentet ligger, og bruk stabile referanser i stedet for å kopiere samme fil til mange steder. En fin mappestruktur er nyttig først når den kobles til transaksjonene.

Organiser etter hvordan dere søker

Kartlegg om dere vanligvis søker på leverandør, avtale, prosjekt eller bilagsnummer. La strukturen støtte de viktigste søkene uten å gjøre filnavnet til eneste identifikasjon. Bruk gjerne år og dokumenttype på øverste nivå, og behold bilagsreferansen når dokumentet flyttes eller eksporteres.

Avtaler som gjelder mange fakturaer kan ha én hovedplassering og en oversikt som viser til de relevante bilagene. Pass på at en lenke fortsatt virker etter flytting. En referanse bør være forståelig uten at den opprinnelige bestilleren må forklare den.

Eksempel med én avtale og tolv fakturaer

Et firma har en renholdsavtale og tolv månedsfakturaer. Tidligere ble avtalen kopiert til hver månedsmappe. Etter en prisendring finnes både gammel og ny avtale med samme filnavn. Firmaet lager en versjonsoversikt som viser hvilken avtaleperiode hver faktura bygger på. Kopiene erstattes ikke med brutte snarveier; hoveddokumentene og koblingene testes før oppryddingen avsluttes.

Det er ikke nødvendig å ha ett universelt mappesystem for alle virksomheter. En liten forening og en bedrift med hundre prosjekter trenger ulik struktur. Målet er at en kollega finner dokumentasjonen og forstår sammenhengen uten private huskeregler.

Tenk på tilgang og oppbevaring

Skill arbeidsfiler fra ferdig dokumentasjon, og avklar hvem som kan endre eller slette. Oppbevar ikke eneste kopi i en ansatts personlige mappe. Altinn beskriver at avtaler kan bli nødvendig primærdokumentasjon når fakturaen ikke forklarer kjøpet alene. Struktur, sikkerhetskopi og oppbevaringstid må derfor vurderes sammen. Test et eldre bilag etter hver større opprydding, slik at orden i filnavn ikke skjuler tap av innhold.

Sett en kort navnestandard som tåler at mennesker søker på ulike måter. Bilagsreferanse, dato og leverandør kan være nyttige, men unngå private navn og unødvendige personopplysninger i filnavnet. En struktur med svært mange mapper kan også gjøre feilplassering vanskelig å oppdage. Test derfor både normal gjenfinning og et kjent feilplassert dokument før dere vedtar at den nye strukturen fungerer bedre.

Offentlige kilder

• Altinn om krav til bilag
• Altinn om oppbevaring av regnskapsmateriale

Les videre

• Avtalen forklarer fakturabeløpet
• Teste om bilagsarkivet virker
• Kostnadsbilag fordelt på to oppdrag

Les også Lite bakeri: sammenlign bestillinger, produksjon og svinn.