Regnskapsarkiv hos utenlandsk leverandør
Kartlegg lagringsland, tilgang og melding til myndighetene før arkivavtalen endres.
Når en skyløsning lagrer regnskapsmateriale utenfor Norge, må virksomheten undersøke mer enn leverandørens hovedkontor. Hvor ligger dokumentene, hvilke land brukes til kopier, og kan materialet hentes i Norge? Avklar lagringssted og tilgang før arkivavtalen endres. Ansvar for oppbevaringen blir ikke borte når arbeidet settes ut.
Be om konkrete opplysninger
Spør leverandøren hvilke land som brukes til primærlagring og sikkerhetskopier. Undersøk hvem som kan endre lagringsstedet, og om dere får beskjed ved endring. Dokumenter hvordan virksomheten kan hente regnskapsmaterialet hvis leverandøren avslutter tjenesten eller kontoen stenges.
Altinn beskriver at elektronisk materiale kan oppbevares i andre EØS-land, Storbritannia og Sveits når dette meldes skriftlig til Skatteetaten og materialet er tilgjengelig og kan skrives ut i Norge. Andre lagringsland kan kreve en særskilt avklaring. Papirdokumentasjon og elektroniske filer må ikke behandles som om de følger identiske regler.
| Spørsmål til leverandøren | Hvorfor du spør | Dokumenter svaret |
|---|---|---|
| Hvilke lagringsland brukes? | Regelverket knytter seg til sted | Avtale eller skriftlig bekreftelse |
| Hvordan hentes materialet? | Tilgang må fungere i praksis | Gjennomført eksporttest |
| Hva skjer ved oppsigelse? | Arkivet må overleve avtalen | Frister og kostnader |
Eksempel med en ny lagringsavtale
En organisasjon får tilbud om en billigere arkivtjeneste. Salgskontoret er i Oslo, men avtalen sier at lagring skjer i flere land. Organisasjonen ber om den konkrete listen og får vite at dokumenter og kopier bruker ulike regioner. Før avtalen signeres, avklares oppbevaringsreglene og hvordan en fullstendig kopi kan hentes lokalt.
Personvern og bokføringsregler er separate vurderinger. En avtale som håndterer personopplysninger kan fortsatt mangle opplysninger som trengs for regnskapsarkivet. En leverandørs generelle utsagn om «etterlevelse» er heller ikke en test av deres faktiske dokumenttilgang.
Følg endringer gjennom avtaletiden
Ta vare på leverandørens svar og eventuell melding til myndighetene. Test lesbarhet etter en flytting, og oppdater oversikten over originaler og kopier. Ved uklare land eller begrenset tilgang bør virksomheten få regelverket vurdert før materiale flyttes. Ikke vent til en kontroll krever dokumentene.
Be om beskjed dersom leverandøren vil flytte materialet til en ny region. En opprinnelig avklaring kan bli utdatert selv om dere beholder samme abonnement. Lag en oversikt over hvilke dokumenttyper avtalen dekker og hvilke som lagres et annet sted. Når bare enkelte vedlegg flyttes utenlands, må dere fortsatt forstå hvor hele dokumentasjonen finnes og hvordan den kan presenteres samlet i Norge.