Ukentlig kontroll av manglende bilag
Avstem bankens bevegelser mot mottatt dokumentasjon og gi avvik en eier.
En ukentlig bilagskontroll bør finne konkrete hull, ikke bare telle filer i en innboks. Begynn med betalingshendelsene og undersøk hvilke som har tilstrekkelig dokumentasjon. Hvert avvik trenger en ansvarlig person og en neste handling. En lang liste uten ansvar blir lett et nytt arkiv for uløste spørsmål.
Avgrens kontrollen
Velg en fast periode, for eksempel forrige uke, og ta med bankkontoer og kort som brukes i driften. Kontroller om en bevegelse gjelder kjøp, intern overføring, lån, gebyr eller tilbakebetaling. Ikke krev leverandørkvittering for en intern overføring. Dokumentasjonen må forklare riktig hendelse.
Sammenlign kjøpene med mottatte bilag. Se også etter fakturaer som ennå ikke er betalt, siden banklisten ikke dekker alle kostnader. Merk saker som mangler dokumentasjon, mangler godkjenning eller har uklart innhold. Disse tilstandene må ikke blandes i én status som heter «mangler».
| Status | Ansvar | Neste handling |
|---|---|---|
| Ingen kvittering | Den som kjøpte | Hent kopi hos selger |
| Bilag finnes, innhold uklart | Bestilleren | Forklar leveransen |
| Refusjon ikke bekreftet | Den som betaler | Kontroller oppgjør |
Eksempel fra en liten organisasjon
Forrige uke har ti utbetalinger: seks dokumenterte kjøp, to overføringer mellom egne kontoer, ett kortgebyr og ett kjøp uten kvittering. Listen inneholder derfor ikke fire manglende leverandørfakturaer. Bare kjøpet uten kvittering sendes til bestilleren. Gebyret dokumenteres med bankens opplysninger, og overføringene kobles mellom kontoene.
Kontrollen finner dessuten en ubetalt faktura i innboksen. Den inngår i leverandøroppfølgingen selv om den ikke finnes i banklisten. Et betalingsbasert system alene ville ha oversett denne saken.
Bruk mønstrene til å forbedre rutinen
Hvis samme person leverer bilag sent hver uke, undersøk innsamlingskanalen og forventningene. Hvis én leverandør aldri sender forståelige fakturaer, rett kundedata og bestillingsrutine. Noter når avvik lukkes og hva som løste dem. Den ukentlige gjennomgangen erstatter ikke periodens fullstendige avstemming, men gjør det lettere å finne feil mens bestillere og selgere fortsatt husker hendelsen.
Avvik med høyere risiko bør prioriteres først, for eksempel store beløp, private elementer eller feil kjøper. Små standardgebyrer kan ofte forklares raskere. Lag likevel ikke en regel om at alle små beløp slipper dokumentasjon. Ukekontrollen skal bruke tiden godt ved å skille arbeidsoppgaver, og den bør ha en tydelig dato for når uløste spørsmål løftes til den som har regnskapsansvaret.