Privat og næringskjøp på samme bilag
Dokumenter fordelingen og vurder kostnad, avgift og eventuell ansattfordel hver for seg.
Et bilag med private varer og varer til virksomheten kan være ekte, men likevel ikke dokumentere en ren bedriftskostnad. Fordel etter de faktiske varelinjene, og vurder kostnad, MVA og tilbakebetaling hver for seg. En prosentandel valgt for å få regnskapet ferdig er ingen forklaring på hva som er kjøpt.
Skill varene før summene
Be den som kjøpte om å merke hvilke varer som gjelder bedriften. Ta vare på en uendret kvittering, og legg fordelingen i et eget vedlegg. Noter hvem som gjorde vurderingen og hvorfor varen brukes i arbeidet. Hvis en vare brukes både privat og i næringen, er spørsmålet mer krevende enn å dele handlekurven i to.
Kontroller hvilken konto kjøpet ble betalt fra. Et privat kort medfører ikke at alt er privat; et firmakort medfører ikke at alt gjelder virksomheten. Firmabetalte private varer kan kreve tilbakebetaling eller annen vurdering av eieruttak eller ansattfordel. Organisasjonsform og kjøperens rolle har betydning.
| Del av kjøpet | Dokumenter | Unngå |
|---|---|---|
| Ren bedriftsvare | Varelinje og bruk | Å fordele etter totalbeløpet alene |
| Ren privat vare | Hvem som skal bære kostnaden | MVA-fradrag for privatforbruk |
| Vare med blandet bruk | Faktisk bruk og begrunnelse | Udokumentert standardprosent |
Eksempel med en blandet handlekurv
Et kontor kjøper papir for 400 kroner og private husholdningsvarer for 200 kroner på samme kvittering. Firmakortet belastes med 600 kroner. Den private delen skilles ut og følges opp mot kjøperen. Regnskapet skal ikke vise 600 kroner som kontorrekvisita bare fordi selgeren er en vanlig kontorleverandør.
Anta deretter at papirpakken brukes både i en avgiftspliktig virksomhet og i et privat arrangement. Da trenger dere også opplysninger om bruken av selve varen. Varefordelingen i handlekurven løser ikke dette alene.
Gjør neste innkjøp enklere
Be om separate kvitteringer når det er praktisk mulig. Avtal på forhånd hvordan private feilkjøp med firmakort skal meldes og tilbakebetales. Sørg for at regnskapsføreren får både originalbilag og fordelingsnotat. Altinns dokumentasjonskrav og MVA-reglenes tilknytningskrav betyr at en godkjent utleggsrefusjon ikke i seg selv gir fradragsrett for hele handelen.
Ved felles innkjøp til bedrift og privat husholdning bør dere kontrollere rabatter og retur i tillegg. En rabatt kan gjelde hele handlekurven, mens en retur gjelder én vare. Fordelingsnotatet må dermed følge det endelige oppgjøret, ikke bare første kvittering. Avtal hvem som følger opp en senere refusjon fra butikken når den går til et annet kort enn det som opprinnelig betalte.