Oversikt over utlegg som venter på refusjon
Skill levert bilag, godkjent utlegg og faktisk tilbakebetaling.
Et utlegg kan være levert uten å være godkjent, og godkjent uten å være betalt. Når disse tilstandene blandes, må medarbeideren spørre flere ganger, og bedriften risikerer doble refusjoner. Følg hvert utlegg fra innlevering til bekreftet bankbetaling med én referanse.
Gi statusene et konkret innhold
Bruk gjerne mottatt, trenger opplysninger, godkjent og utbetalt. Bestem hvem som kan flytte saken mellom statusene. Et klikk på «godkjent» bør bety at både kjøpets formål og beløpet er kontrollert. Det betyr ikke nødvendigvis at MVA-fradraget er avklart eller at pengene har forlatt bankkontoen.
Registrer dato og beløp for refusjonen når betaling er bekreftet. Koble eventuelle samlebetalinger til de enkelte utleggene. Hvis medarbeideren får et forskudd, må forskuddet avstemmes mot dokumenterte kjøp; ikke tell både forskuddet og kvitteringene som utbetalinger for samme kostnad.
| Status | Hva den betyr | Hvem følger opp |
|---|---|---|
| Mottatt | Dokumentet er levert | Kontrollansvarlig |
| Trenger opplysninger | Formål eller bilag mangler | Den som kjøpte |
| Godkjent | Refusjonsbeløpet er avklart | Betalingsansvarlig |
| Utbetalt | Oppgjøret er bekreftet | Den som avstemmer |
Eksempel med en samlebetaling
En medarbeider leverer tre utlegg på 240, 390 og 570 kroner. To blir godkjent, mens det siste mangler forklaring. Bedriften betaler 630 kroner og kobler betalingen til de to godkjente sakene. Det tredje utlegget står fortsatt åpent. En status som bare viser «delvis betalt» på hele måneden ville gjort restbeløpet vanskeligere å forstå.
Dersom en kvittering kommer på nytt via e-post, søkes den opp mot referansen før en ny refusjon opprettes. Det er viktigere enn å sjekke om filnavnet allerede finnes.
La medarbeideren se hva som mangler
Gi en presis beskjed om hvilken opplysning som trengs. Unngå at hele saken blir stående uten forklaring. Avtal også hvem som dekker betalingen når vanlig ansvarlig har ferie. En statusoversikt er et arbeidsverktøy, ikke et selvstendig kostnadsbilag. Originaldokumentene må fortsatt være tilgjengelige, og skatt og avgift vurderes etter kjøpets innhold.
En avvist del av et utlegg bør få en konkret forklaring og en egen avslutning. Medarbeideren skal kunne se om det mangler et dokument eller om bedriften ikke dekker kostnaden. Hold også frist for etterlysning adskilt fra forventet betalingsdato. Hvis banken returnerer en refusjon, er saken fortsatt åpen selv om den tidligere ble merket utbetalt i den interne listen.
Offentlige kilder
Les videre
Les også Lite arrangement: gjør opp utlegg før prosjektet glemmes.