Erstatningsvare etter reklamasjon
Skill varebytte, prisavslag og forsikringsutbetaling før regnskapsbehandlingen bestemmes.
En reklamasjon kan ende med reparasjon, ny vare, prisavslag eller pengene tilbake. Regnskapet trenger å vite hvilken løsning som faktisk er valgt. Samle dokumentene om oppgjøret, og ikke registrer en erstatningsvare som et nytt kjøp uten å undersøke avtalen.
Finn den endelige løsningen
Behold originalfakturaen, reklamasjonen og leverandørens svar. Noter om varen returneres, om eierskapet til den gamle varen opphører, og om det kommer ny faktura eller kreditnota. En pakkseddel med en ny modell forklarer ikke nødvendigvis hvordan kjøpet økonomisk ble gjort opp.
Hvis en forsikring er involvert, må oppgjøret holdes adskilt fra leverandørens korrigering. Forsikringsutbetaling, egenandel og kjøp av ny vare er ikke automatisk ett avgiftsdokument. Be den som fører regnskapet avklare behandlingen med alle dokumentene samlet.
| Resultat av reklamasjonen | Dokumenter | Spørsmål |
|---|---|---|
| Varebytte uten ekstra betaling | Byttebekreftelse og levering | Samme kjøp eller ny avtale? |
| Prisavslag | Kreditnota eller oppgjørsdokument | Hvordan kobles det til originalen? |
| Forsikringsoppgjør | Oppgjørsbrev og ny faktura | Hvilke beløp gjelder hva? |
Eksempel med en defekt skriver
En bedrift kjøpte en skriver for 7 500 kroner. Etter en reklamasjon får den en ny skriver uten tillegg. Leverandøren bekrefter byttet og henter den gamle. Bedriften lagrer byttebekreftelsen med originalkjøpet og oppdaterer utstyrsoversikten. Den fører ikke automatisk ytterligere 7 500 kroner som kostnad fordi en ny gjenstand ble levert.
Hvis bedriften i stedet betaler 1 500 kroner for en oppgradering, trengs dokumentasjon av tillegget. Hvis leverandøren krediterer det gamle kjøpet og fakturerer en ny modell, skal begge dokumenter inngå i kontrollen. Disse løsningene kan ikke behandles likt bare fordi alle omtales som «erstatning».
Følg varen og pengene hver for seg
Kontroller at retur, ny levering og eventuell tilbakebetaling er fullført. Merk gamle serienumre som erstattet slik at forsikring og inventarliste ikke viser to aktive skrivere. Ved en balanseført eiendel må også videre regnskapsbehandling undersøkes. Dokumentasjonen viser hendelsene; den er ikke en generell regel om at enhver erstatningsvare kan kostnadsføres straks.
Hvis leverandøren sender en vare med nullpris, be om en forklaring som knytter den til reklamasjonen. En nullfaktura kan være praktisk leveringsdokumentasjon uten å si alt om den opprinnelige eiendelen. Ved bytte til en annen modell bør dere dokumentere hva som ble avtalt om prisforskjellen. Det gjør saken forståelig også dersom en annen person senere skal vurdere salg eller utrangering av utstyret.
Offentlige kilder
Les videre
- Bedriften kjøper brukt fra privatperson
- Kjøp som varer i flere år
- Kreditnota etter en levert MVA-termin