Dokumentere kundemøte og servering
Noter formål og deltakere og vurder skattefradrag og MVA særskilt.
En restaurantkvittering sier lite om hvorfor et kundemøte fant sted. Det er vanskelig å vurdere kostnaden senere hvis formål og deltakere bare finnes i hukommelsen til den som betalte. Legg en konkret møteforklaring ved kvitteringen, og vurder skatt og MVA separat. Betegnelsen «kundemøte» er ikke en fradragsregel.
Noter mens møtet er ferskt
Beskriv dato, sted, hvem som deltok og hvilke virksomheter deltakerne representerte. Forklar temaet og sammenhengen med bedriftens arbeid. Noter om møtet gjaldt forhandling, produktdemonstrasjon eller sosial kontakt. Oppbevar relevant møteinnkalling når den bidrar til å forklare formålet.
Skatteetaten har særskilte vilkår for fradrag ved beskjeden bevertning av forretningsforbindelser. Sted, tidspunkt, servering og gjeldende beløpsgrense kan ha betydning. Kontroller satsen for det aktuelle året i stedet for å kopiere en eldre refusjonsmal. Inngående MVA på representasjon og servering må vurderes etter avgiftsreglene, selv om en skattemessig kostnad vurderes annerledes.
| Spørsmål | Dokumenter | Hvorfor |
|---|---|---|
| Hvem deltok? | Navn og virksomhet | Kundemøte eller internt tiltak |
| Hva var formålet? | Kort møteforklaring | Tilknytningen til driften |
| Hva ble servert? | Spesifisert kvittering | Vilkår må kunne kontrolleres |
Eksempel med et lunsjmøte
Et rådgivningsfirma betaler 1 200 kroner for lunsj med to kunderepresentanter og én ansatt. Notatet forklarer at møtet gjaldt en konkret leveranse og viser hvem som deltok. Kostnaden per person blir 400 kroner, men dette regnestykket alene avgjør ikke fradragsretten. Tidspunkt, sted, servering og øvrige vilkår må også undersøkes.
Hvis møtet egentlig var en sosial middag etter arbeidet, skal dokumentasjonen si det. En beskrivelse som gjør middag om til forhandling endrer ikke den faktiske hendelsen. Ansattes deltakelse gjør heller ikke automatisk hele regningen til personaltiltak.
Hold refusjonen adskilt fra fradraget
Bedriften kan ha godkjent at en medarbeider får tilbake penger, uten at hele kostnaden er skattemessig fradragsberettiget. Avklar derfor utleggsgodkjenning, kostnadsføring og avgiftsbehandling i separate trinn. En enkel mal med deltakere og formål hjelper, men må fylles ut med reelle opplysninger for hvert møte.
Dersom flere møter er samlet på én kortregning, må hvert møte fortsatt ha sin egen forklaring og kvittering. En månedsoppstilling med teksten kundekontakt er for generell til å skille forhandlinger fra sosiale sammenkomster. Be medarbeideren registrere opplysningene ved hvert besøk. Det gjør det også mulig å etterprøve hvorfor bedriften godkjente ett utlegg og behandlet et annet på en annen måte.