Tell leverandørens varer uten å gjøre dem til ditt eget lager
Varer på konsignasjonslager kan tilhøre leverandøren. Dokumenter eierskap, uttak og retur før lagerverdien og oppgjøret vurderes.
En liten butikk kan ha varer på hyllen som leverandøren fortsatt eier. Dette kalles gjerne konsignasjonslager, men innholdet i avtalen er viktigere enn navnet. Eierskap, risiko og tidspunkt for betaling må avklares før fysisk telling brukes som grunnlag for egen lagerverdi.
Skillet er praktisk: Bedriften skal kunne passe på alle varene den har, samtidig som den ikke ukritisk presenterer leverandørens eiendom som sin egen. En telling er dokumentasjon av hvor varene finnes. Den fastslår ikke alene hvem som eier dem.
Samme hylle, to forskjellige eiere
En liten fagbutikk teller 140 reservedeler ved månedsslutt. Avtalen viser at 90 deler er kjøpt av butikken, mens 50 er plassert av leverandøren og først kjøpes ved uttak til salg. Hvis alle 140 registreres som egne varer, blir eierskapet feil selv om tellingen er nøyaktig.
I løpet av måneden er 12 leverandøreide deler tatt ut. Rapporten må vise hvilke deler, uttaksdato og avtalt pris. Hvis leverandøren fakturerer 11, må differansen undersøkes. Kanskje én del er returnert, eller uttaket er registrert på feil måned. Ikke løs avviket ved å endre antallet til det som står på fakturaen.
| Oversikt | Hva den skal avklare |
|---|---|
| Egne varer | Bedriftens dokumenterte beholdning |
| Leverandøreide varer | Oppbevart mengde og avtalt eier |
| Uttak eller salg | Hendelsen som etter avtalen utløser oppgjør |
| Returer | Varer som er levert tilbake |
| Skader og svinn | Hvem som bærer risiko og hva som er avklart |
Lag en merking ansatte faktisk forstår
Hold varene fysisk eller digitalt atskilt, slik at en vikar ikke tar ut leverandørens varer uten å registrere det. Et kort skilt, en egen hylle eller en tydelig varestatus kan være nok. Det er mindre viktig hvordan merkingen ser ut enn at uttak kan spores.
Avtal hvem som sender rapporten til leverandøren. I en virksomhet med få ansatte bør fristen komme før fakturakontrollen, slik at eieren ikke mottar en faktura som ingen kan forklare. Behold rapporten som ble sendt, og eventuelle rettelser.
Se lageroversikt for flere lagersteder for fysisk organisering. Varer solgt på kommisjon dekker en beslektet, men annen oppgjørssituasjon. Her er hovedspørsmålet eierskap til usolgte varer og registrering av uttak.
Avklar skader før du godtar et erstatningskrav
Hvis en vare ødelegges, er det ikke tilstrekkelig å vite hvem som eier den. Avtalen kan fordele risiko og forsikringsansvar annerledes. Dokumenter hendelsen og sjekk vilkårene før bedriften aksepterer en belastning.
Altinn om varetelling beskriver den praktiske telleoppgaven. Vurdering av beholdning må bygge på eierforhold og riktig regnskapsgrunnlag, jf. regnskapsloven § 5-2.
Guiden avgjør ikke om en bestemt kontrakt innebærer eierskifte ved levering, uttak eller videresalg. Det må vurderes konkret. Ved endring av avtalen bør eieren datere overgangen og dokumentere beholdningen. Ellers kan de samme varene skifte status uten at noen kan forklare hvorfor.
Hvis varer avstemmes på leverandørens varenummer, bør butikken bevare koblingen til egne interne numre. En ny etikett skal ikke gi inntrykk av en ny vare eller en ny eier. Be også om en bekreftelse på hvordan beholdningen håndteres når avtalen avsluttes. Det kan være krav om fysisk retur, kjøp av restvarer eller kontroll av skader. Eieren bør vite dette før hyllen tømmes. En dokumentert sluttelling gjør det lettere å forklare siste faktura og eventuelle senere krav.
Ved årsavslutning er en bekreftelse fra leverandøren særlig nyttig. Sammenlign den med telling og uttaksrapporter, og noter uenigheter fremfor å skjule dem. Da kan regnskapet vurderes på et tydelig faktisk grunnlag.