Samme kvittering sendt inn flere ganger
Bruk dato, beløp og leverandør til å avdekke dobbeltføringer før refusjon.
Samme kvittering kan komme via e-post, mobilbilde og en månedlig utleggsoversikt. Tre innsendinger betyr ikke tre kjøp. Kontroller hendelsen bak dokumentene før du registrerer eller refunderer en kostnad. Filnavnet alene er lite pålitelig, fordi samme bilde lett får et nytt navn når det videresendes.
Bruk en kombinasjon av kjennetegn
Sammenlign selger, kjøpsdato, beløp, kvitteringsnummer og betalingsmåte. To kjøp i samme butikk kan ha likt beløp, så et beløpstreff er bare et signal. Kontroller varelinjer og tidspunkt før du avviser det ene dokumentet. Spør også om en kvittering har blitt delt mellom flere oppdrag eller ansatte.
Behold én hovedreferanse for kjøpet. Registrer ekstra kopier som dokumentasjon til samme hendelse, og merk avviket i innsamlingslisten. Ikke slett et allerede bokført bilag uten sporbar korrigering. Hvis feilen allerede er refundert, er regnskapsretting og tilbakebetaling to separate oppgaver.
| Treff | Hva du undersøker | Mulig forklaring |
|---|---|---|
| Samme nummer og total | Originaldokument og betaling | Sannsynlig dobbeltinnsending |
| Samme beløp, ulike nummer | Tidspunkt og varelinjer | Kan være to reelle kjøp |
| Ulike beløp, samme dokument | Fordeling og refusjonsliste | Deling eller feil avlesning |
Eksempel med tre kopier
En prosjektleder sender en kvittering på 1 250 kroner fredag. Mandag sender en kollega samme kvittering med en annen beskjed. Kvitteringen ligger også i månedens refusjonsliste. Det finnes bare ett korttrekk. Kontrollen knytter alle kopiene til hovedreferansen og stanser to ekstra refusjoner. Prosjektfordelingen lagres som informasjon om det ene kjøpet.
En betaling kan være delt mellom kontanter og kort. Da kan to bankposter fortsatt gjelde én kvittering. Omvendt kan en samlet kortbetaling dekke flere kvitteringer. Undersøk sammenhengen fremfor å kreve mekanisk ett dokument per banklinje.
Lukk begge sporene
Bekreft at regnskapet bare inneholder riktig kostnad, og at den ansatte har mottatt riktig refusjon. Send en kort forklaring til den som leverte kopien, slik at samme avvik ikke kommer tilbake. En felles statusliste med mottatt, kontrollert og refundert reduserer risikoen for at parallelle kanaler utvikler hver sin sannhet.
Ved en faktisk dobbeltføring bør kontrollnotatet vise hvilken registrering som beholdes og hvorfor. Hvis dokumentet har ulike prosjektkoder i to innsendinger, må bestillerne først bekrefte riktig fordeling. Avvis ikke en av kopiene uten å ta vare på nyttig informasjon fra den. En melding kan inneholde formålet som manglet i originalinnsendingen, selv om selve kvitteringen er den samme.