Kjøp uten kvittering
Skill bankens betalingsbevis fra dokumentasjon av hva som ble kjøpt og eventuell fradragsrett.
Når kvitteringen mangler, må du undersøke kjøpet før du undersøker fradraget. Bankkontoen forteller hvem som fikk penger og når. Den kan likevel mangle opplysninger om varen, kjøperen og avgiften. Lag en åpen avvikssak, fremfor å bruke kontoutskriften som om den var en fullstendig faktura.
Start med å lete hos selgeren
Søk i e-post, nettbutikkens ordrehistorikk og kundekonto. En ordrebekreftelse kan vise hva som ble bestilt, men undersøk om endelig faktura eller kvittering også finnes. Bestillingen kan ha blitt endret eller bare delvis levert. Be selgeren om kopi av dokumentet som gjelder det faktiske kjøpet.
Samle dato, beløp, betalingsreferanse og kjøperens forklaring i én sak. Noter hva du har gjort for å hente dokumentasjonen. En egen erklæring om tapet er tilleggsinformasjon, ikke en generell erstatning for selgerens salgsdokument. Ikke beregn inngående MVA bare ved å dele et bankbeløp med en antatt sats.
| Kontrollspørsmål | Hvor du kan undersøke | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|---|
| Hva ble levert? | Ordrehistorikk og selger | Bestilling og levering kan avvike |
| Hvem kjøpte? | Kundekonto og avtale | Foretaket må være riktig part |
| Er beløpet refundert? | Bank og returhistorikk | Et avsluttet kjøp kan gi feil kostnad |
Eksempel med et butikkjøp
En ansatt ber om refusjon for 980 kroner til kontorrekvisita, men kvitteringen er borte. Kortutskriften inneholder butikkens navn. Butikken finner kvitteringen etter søk på dato og klokkeslett. Den viser 700 kroner i kontorrekvisita og 280 kroner i private varer. Bare ved å hente dokumentet oppdager bedriften at hele trekket ikke gjelder virksomheten.
Dersom kopi ikke kan skaffes, må regnskapsbehandlingen vurderes konkret. Kostnadsfradrag og avgiftsfradrag har ulike vilkår. At arbeidsgiveren velger å tilbakebetale penger til den ansatte avgjør ikke disse spørsmålene.
Endre rutinen der feilen oppstår
Avtal levering av kvitteringer samme dag som kjøpet, og gi ansatte én kanal for dokumentasjon. Be om manglende opplysninger mens kjøpet er ferskt. Følg opp gjentatte tap med den som kjøper, ikke bare med regnskapsføreren. Altinns veiledning om bilag beskriver dokumentasjonskravet; den gir ingen generell adgang til å erstatte alle tapte kvitteringer med et egenprodusert bilag.
Et manglende dokument bør ha en dato for neste oppfølging. Bestem hvem som skal kontakte selgeren, og hvem som avgjør saken hvis svaret uteblir. Uten en slik beslutning kan samme kjøp dukke opp som et nytt spørsmål ved hver rapportering. Bruk en synlig status som viser at saken fortsatt er uavklart, fremfor å merke den ferdig bare fordi regnskapet skal lukkes.
Offentlige kilder
Les videre
- Kvitteringen er uleselig
- Privat og næringskjøp på samme bilag
- Kontantkjøp med mangelfull dokumentasjon
Les også Servicebil i håndverksbedriften: få orden på kjøp fra flere montører.