Kvitteringen er uleselig
Innhent lesbar dokumentasjon før behandling og koble erstatningen til den opprinnelige betalingen.
En falmet butikkvittering skaper et annet problem enn en glemt kvittering: dokumentet finnes, men opplysningene kan ikke kontrolleres. Et korttrekk viser at penger er brukt. Det viser ikke nødvendigvis hvilke varer bedriften kjøpte. Sikre det som fortsatt er lesbart før du prøver å hente en kopi.
Hent dokumentasjonen fra riktig sted
Ta et nytt bilde i godt lys, uten gjenskinn. Bevar originalbildet, og registrer hvilke felt som mangler. Hvis dato, varelinjer eller selger er borte, kontakt butikken med kjøpsdato, beløp, omtrent klokkeslett og betalingsreferanse. Be om en kopi av salgskvitteringen, ikke bare en ny bekreftelse på kortbetalingen.
En skriftlig forklaring fra kjøperen er nyttig tilleggsinformasjon. Den gjør ikke automatisk et mangelfullt salgsdokument gyldig. Ikke tegn inn tall eller rekonstruer leverandørens tekst på bildet. Legg forklaringen ved siden av dokumentet med dato og navn på den som forklarer kjøpet.
| Det som mangler | Praktisk forsøk | Kontroll etterpå |
|---|---|---|
| Varelinjene | Hent kvitteringskopi fra selger | Stemmer innholdet med arbeidet? |
| Avgiftsbeløpet | Be om lesbart salgsdokument | Vurder fradrag særskilt |
| Hele utskriften | Bruk betalingsreferansen i etterlysningen | Koble kopien til samme betaling |
Eksempel med en falmet kvittering
En håndverker betalte 1 460 kroner for forbruksmateriell. Etter to måneder vises bare totalbeløpet på papiret. Butikken finner salget og sender en kopi med varelinjer. Bedriften lagrer både det falmede bildet og kopien under samme bilagsreferanse. Kopien skal ikke registreres som et nytt kjøp. Sammenlign beløpet med banktrekket før saken lukkes.
Hvis butikken ikke finner kvitteringen, behold bankbevis og forklaring i avvikssaken. Avklar behandlingen av kostnad og eventuell inngående MVA med den som fører regnskapet. Usikker dokumentasjon bør ikke skjules ved å velge en tilfeldig kostnadskonto.
Forebygg neste tap
Fotografer varmefølsomme kvitteringer straks og kontroller at hele dokumentet er med. Les selgernavn og varetekst på en vanlig skjerm før papiret legges bort. Ha et tydelig tidspunkt for når ansatte skal levere dokumentasjonen. Altinn fremhever korrekt og fullstendig dokumentasjon; et arkiv med mange uleselige filer oppfyller ikke formålet med rutinen.
Hvis kvitteringen gjelder en refusjon til en ansatt, noter også om pengene allerede er betalt tilbake. En senere lesbar kopi bør gå til den eksisterende saken, slik at kjøperen ikke får samme kostnad refundert en gang til. Be den som henter kopien oppgi hvilken original den erstatter. Det gjør bilagets historie tydelig uten at den falmede dokumentasjonen blir borte.