Følg returemballasje fra innkjøp til tilbakebetaling
En enkel kontroll av emballasje, pant og retur gjør det lettere å forklare forskjellen mellom innkjøpet og pengene som kommer tilbake.
Returemballasje skaper en liten, men gjentakende økonomioppgave. Den som kjøper varer, den som returnerer kassene og den som leverer bilag, er ikke alltid samme person. For en liten bedrift kan en uklar rutine derfor gi tap som ingen oppdager før leverandørkontoen skal avstemmes.
Begynn med avtalen: Er beløpet et refunderbart pant, en kostnad for emballasje eller betaling for beholdere bedriften skal eie? Ordene på fakturaen gir et utgangspunkt, men retten til tilbakebetaling må også være kjent. Regnskapsbehandlingen må følge det reelle forholdet, ikke bare at alle linjer står på samme faktura.
Et lite lager med flere ansvarlige
Et serveringssted mottar 80 beholdere med et avtalt refunderbart beløp på 30 kroner per beholder. Det betaler dermed 2 400 kroner. Senere returneres 65 beholdere, og leverandøren bekrefter 1 950 kroner. De resterende 450 kronene svarer til 15 beholdere.
Dette er et nytt eksempel på en ordinær driftsrutine, ikke en bokføringsfasit. Før eieren forklarer differansen som tap, må ansatte sjekke om beholdere fortsatt står på lager, er tatt med til et annet utsalgssted eller ligger på en returkvittering som ennå ikke er levert. En manglende refusjon er ikke automatisk en manglende beholder.
| Kontroll | Ansvar | Dokument |
|---|---|---|
| Mottatt antall | Den som tar imot varen | Følgeseddel og faktura |
| Antall sendt tilbake | Den som kjører returen | Returkvittering |
| Godkjent refusjon | Eier eller økonomiansvarlig | Leverandørens avregning |
| Beløp på konto | Den som avstemmer | Bankpost eller kreditnota |
Hvis bare én person gjør alt, er den samme tabellen fortsatt nyttig. Da fungerer dokumentene som en kontroll mot hukommelsen, særlig når flere returer skjer i samme uke.
Lag én oversikt som varer over månedsskiftet
Bruk en enkel liste med leverandør, beholdertype, innleveringsdato, antall og beløp. Noter også hvilken faktura panten opprinnelig kom fra. Ikke krev at hver beholder får eget nummer hvis avtalen og volumet ikke tilsier det. Målet er en rutine som faktisk brukes.
En retur i november kan gi avregning i desember. Den skal ikke forsvinne fra oversikten fordi måneden avsluttes. Marker status som «returnert, venter på avregning», og behold underlaget til oppgjøret er kontrollert. Dersom en leverandør trekker refusjonen fra neste varefaktura, må begge beløpene fortsatt kunne forklares.
Se også hvordan avtalen kan forklare et fakturabeløp og hvordan leverandørreskontroen avstemmes. De to oppgavene hjelper når retur og betaling skjer på ulike datoer.
Hva gjør eieren med en uforklart rest?
Sett en konkret frist for å undersøke restbeløpet. Be den som håndterte returen, beskrive hendelsen mens den fortsatt er fersk. Hvis emballasjen faktisk er ødelagt, mistet eller beholdt, dokumenter dette før regnskapet endres. En justering uten forklaring gjør neste kontroll vanskeligere.
Ved større beløp bør bedriften gjennomgå vilkårene og avklare klassifisering med den som fører regnskapet. MVA-behandlingen kan avhenge av ordningen og dokumentasjonen; denne guiden fastsetter ingen felles avgiftsregel for alle typer emballasje. Norsk Regnskapsstiftelses aktuelle standard for små foretak er en relevant faglig kilde for vurderingsgrunnlaget.
Ved leverandørbytte bør eieren kontrollere gammel pant før den siste varefakturaen betales. Be om en sluttoversikt over mottatte returer og eventuell beholdning som fortsatt står hos bedriften. Hvis flere emballasjetyper har ulike pantbeløp, må de skilles i listen. Fem store kasser og fem små er ikke nødvendigvis samme refusjon. Dette er også nyttig ved sesongslutt: tell det som finnes, send planlagt retur og marker oppgjør som fortsatt ventes. Da unngår virksomheten at et lite restbeløp blir stående uforklart i flere år.
Bevar faktura, returbevis og oppgjørsforklaring samlet. Altinn om oppbevaring av regnskapsmateriale beskriver kravene til dokumentasjon. En god avslutning er at neste person kan følge tallene uten å måtte spørre hvem som husker returen.
Les også Lite verksted: reserverte deler er ikke det samme som brukte deler.