Dokumenter utrangert utstyr før det forsvinner fra oversikten

Et ødelagt apparat kan være ute av driften lenge før det er ute av regnskapet. I en liten virksomhet skjer oppryddingen gjerne når eieren har tid: utstyr kjøres til mottak, og kvitteringen havner i bilen. Da blir utrangeringen vanskelig å dokumentere ved årsavslutningen.

Begynn med å identifisere eiendelen. Hvilket utstyr er kassert, hvem eide det, og hva skjedde med det? Et nytt apparat på samme plass er ikke dokumentasjon på at det gamle er avhendet. Registeret skal fortelle historien, også når den gamle gjenstanden ikke lenger finnes.

Verkstedet rydder før en travel sesong

Et lite verksted kasserer en gammel kompressor. Den har en opprinnelig anskaffelseskost på 48 000 kroner og en bokført verdi på 9 000 kroner. Eierens tekniske vurdering er at reparasjon ikke er forsvarlig. Et godkjent mottak tar imot kompressoren uten betaling.

Fakturaen for en ny kompressor på 62 000 kroner dokumenterer bare det nye kjøpet. For den gamle trengs identitet, dato, begrunnelse og bevis for levering. Den bokførte restverdien på 9 000 kroner er et spørsmål for regnskapsmessig avslutning; den er ikke et beløp som mottaket skal betale.

Eksemplet illustrerer dokumentasjonen. Skattemessig behandling kan følge andre regler og må ikke automatisk kopieres fra regnskapets verdi.

Hva bør kassasjonsloggen vise?

Ta gjerne et foto, men bruk det som tillegg. Bildet forteller sjelden når utstyret ble levert eller hvem som mottok det. En kort skriftlig forklaring er særlig viktig hvis mottaket ikke utsteder et detaljert dokument.

Små bemannede virksomheter trenger enkel kontroll

Når eieren både bestemmer og gjennomfører kassasjonen, finnes ingen naturlig to-personers kontroll. Det kan kompenseres med et tydelig dokumentsett som en annen person kan gjennomgå senere. Ved dyrt utstyr eller nærstående mottaker bør beslutningen forankres og dokumenteres ekstra godt.

Lag en regel om at utstyr ikke fjernes uten at register-ID og dato er notert. Avklar hvem som sender underlaget til regnskapet. Gjennomgå listen før perioden avsluttes, slik at eiendeler ikke blir stående med ukjent status.

Se anleggsmidler og avskrivning for det løpende registeret. Dersom utstyret i stedet overtas av eieren privat, er varer og privat bruk et relevant annet spørsmål.

Ikke kall alle disposisjoner kassasjon

Salg av brukt utstyr, innbytte, gave og privat overtakelse har andre dokumentasjonsbehov enn faktisk skroting. Et apparat som fortsatt brukes hos en nærstående, er ikke nødvendigvis utrangert. Beskriv hendelsen slik den skjedde før faglige vurderinger av verdi, MVA og skatt.

Regnskapsloven § 5-3 er en relevant kilde for anleggsmidler. Ved et vanskelig grensetilfelle bør underlaget vurderes av en regnskapskyndig, særlig dersom tapet er vesentlig eller avhendingen involverer nærstående.

Dersom utstyret inneholder lagrede kunde- eller personalopplysninger, må eieren også sørge for forsvarlig sletting før det avhendes. Regnskapsloggen skal vise hvilken gjenstand som forlot virksomheten, mens slettingen er en egen praktisk kontroll. Ikke legg personopplysningene i kassasjonsmappen som bevis. Ved flere små gjenstander kan en samlet kassasjonsliste være gjennomførbar, men hver relevant registerpost må kunne identifiseres. En liste med bare «gammelt utstyr» gir neste ansvarlige liten hjelp til å avslutte riktige eiendeler.

Bevar kassasjonsunderlaget sammen med anskaffelsesbilaget etter gjeldende oppbevaringskrav. Da kan virksomheten forklare både hvorfor utstyret forlot driften og hvordan registeret ble avsluttet.