Regnskapsrutiner for en reparasjonskafé
Skill frivillig aktivitet, gaver og eventuelle salg og dokumenter materialkostnader.
En reparasjonskafé kan være frivillig aktivitet uten betaling, men også ta imot gaver, selge materialer eller kreve betaling for bestemte tjenester. Beskriv hver pengestrøm etter hva den gjelder, ikke etter organisasjonens ideelle formål alene.
Skill aktivitetene fra starten
Noter arrangør, avtalepart, hvem som eier materialene og hvordan penger mottas. En frivillig gave uten motytelse er ikke det samme som en fast pris for reparasjon. Hvis et bidrag er nødvendig for å få tjenesten, må det vurderes ut fra den faktiske modellen selv om knappen heter donasjon.
| Pengestrøm | Underlag | Hva avklares? |
|---|---|---|
| Gave | Beløp og eventuelle vilkår | Uten eller med motytelse? |
| Materialbetaling | Vare og salgsgrunnlag | Salg eller annet oppgjør? |
| Tilskudd | Tilsagn og dokumentkrav | Øremerking og rapportering |
| Frivillig utlegg | Bilag og formål | Godkjent refusjon |
Eksempel på én samling
Anta at samlingen mottar 1 500 kroner i frivillige gaver og 600 kroner ved salg av reservedeler. Lokalleie og innkjøpte materialer koster 1 800 kroner. Den enkle kontantoversikten viser 300 kroner i overskudd, men gave og salg må fortsatt være separate kategorier.
Dersom en giver krever at 1 000 kroner brukes til barneaktiviteter, er ikke hele beløpet fritt disponibelt. Noter vilkåret og bruken. Hvis en frivillig har kjøpt deler privat, skal refusjonen kunne kobles til bilaget og samlingens aktivitet. Unngå en samlet rund sum uten underlag.
Kontroller beholdning og ansvar
Tell materialer som kan brukes senere og skill dem fra kundenes eiendeler. Utstyr som lånes fra frivillige er ikke automatisk organisasjonens eiendel. Avklar hvem som godkjenner kjøp, teller penger og kontrollerer oppgjøret.
Regnskaps- og avgiftsplikter avhenger av organisasjonsform, aktivitet og konkrete vilkår. Et nonprofit-navn gir ikke automatisk unntak for salg. Kontantsalg må dokumenteres etter reglene som gjelder. Den økonomiske rutinen sier heller ikke at enhver reparasjon er trygg eller lovlig å utføre. Faglige avgrensninger og ansvar overfor deltagerne bør være tydelige uavhengig av hvordan penger håndteres.
Kilder og videre arbeid
Altinn om kontantsalg og kassasystem.
Les også dagsoppgjør fra en markedsbod.
Les også varer solgt på kommisjon.