Utleie av mindre maskiner og utstyr
Følg utleieperiode, depositum og skadeoppgjør per gjenstand.
Utleie av maskiner og utstyr gir både inntekt og ansvar for en gjenstand som skal komme tilbake. Et depositum er noe annet enn leiebetaling. Knytt avtale, periode, tilbakelevering og oppgjør til hver gjenstand, slik at pengene kan forklares når leieforholdet avsluttes.
Identifiser utstyret og perioden
Bruk et gjenstandsnummer, tilstandsbeskrivelse og avtalt hentetid. Noter hva leien inkluderer, eksempelvis tilbehør eller rengjøring. Avklar vilkår for forsinkelse, skade og eventuell egenandel. Kontroller at kunden har mottatt avtalen før utlevering.
| Hendelse | Underlag | Regnskapskontroll |
|---|---|---|
| Leiebetaling | Avtale og leieperiode | Riktig salgsdokument |
| Depositum | Beløp og tilbakebetalingsvilkår | Forpliktelse eller avklart oppgjør |
| Retur | Tid og tilstand | Fullført leieperiode |
| Skade | Bilder, avtale og vurdering | Eget dokumentert krav |
Et tenkt leieforhold
En maskin leies ut for 2 000 kroner uten eventuell MVA, og kunden betaler 3 000 kroner i depositum. Bankinnbetalingen er da 5 000 kroner pluss eventuell avgift på leien. Det betyr ikke at virksomheten har solgt for hele det mottatte beløpet.
Når maskinen kommer tilbake uten skade, tilbakebetales depositumet etter avtalen. Dersom skade hevdes, må grunnlag og beløp avklares før depositumet behandles som et endelig skadeoppgjør. Avgiftsbehandlingen av skadebetaling kan avhenge av hva betalingen faktisk gjelder. Ikke bruk en automatisk salgsføring som snarvei.
Følg driftskostnad per maskin
Noter vedlikehold, reparasjon og dager uten utleie. En maskin som er ofte bestilt, kan likevel ha høye servicekostnader. Sammenlign inntekter med tilgjengelige utleiedager, ikke bare antall kalenderdager. Reservedeler og transport bør kunne knyttes til riktig utstyr.
Ved periodeavslutning kontrolleres åpne depositum, ureturnert utstyr og avtaler som krysser måneden. Eierskap til gjenstanden er uendret selv om den står hos kunden. Forsikring, sikker bruk og kontraktsvilkår krever egne vurderinger; regnskapslisten gir ikke en konklusjon om dekning eller ansvar ved skade.
Ha en oversikt over hvem som har utstyret ved kontrolltidspunktet. En fysisk telling bare på eget lager kan ellers undervurdere beholdningen. Knytt uteværende gjenstander til aktive leieavtaler og noter forventet retur. Dersom en gjenstand ikke kommer tilbake, må krav og eventuell tapsvurdering håndteres som en egen dokumentert sak.
Kilder og videre arbeid
Altinn om dokumentasjon av balansen.
Altinn om faktura og kreditnota.
Les også vaktmestertjenester med faste avtaler.
Les også returer og sesonglager i sportsbutikk.